Công cụ tự động hóa EX-Tech đã được cập nhật lên version 4.0.2 với những tính năng mới hấp dẫn. Trong đó, không thể không kể đến tính năng “Ticket” giúp doanh nghiệp quản lý yêu cầu, khiếu nại của khách hàng hiệu quả. 

Tin vui trong tháng 4 này, phần “Ticket” đã cập nhật một số trợ năng mới nhằm hỗ trợ nhân viên bán hàng xử lý yêu cầu, khiếu nại của khách hàng nhanh chóng và thuận lợi. Cùng Hub-JS khám phá trong bài viết dưới đây nhé.

1. Cập nhật trợ năng “filter” phân loại trong bộ lọc nâng cao 

Với trợ năng “bộ lọc” ticket, nhân viên bán hàng có thể phân loại ticket theo các trường dữ liệu vô cùng linh hoạt:

• Số điện thoại khách hàng.
• Nguồn ghi nhận ticket (Chat, Call,…).
• Thời gian tạo ticket.
• Loại tiket (Khiếu nại, Hoàn/trả hàng).
• Trạng thái ticket (bắt đầu, đang xử lý, đã hoàn thành).
• Phân loại ticket (đổi hàng, hàng lỗi, gửi thiếu sản phẩm,…).
• Funnel – Nguồn ghi nhận ticket (Haravan, ManyChat, Subiz, Call in,…).

Như vậy, nhân viên chăm sóc khách hàng rút gọn được rất nhiều bước, tiết kiệm thời gian khi phân loại nhóm ticket mong muốn. 

Ngoài ra, nhà quản lý có thể theo dõi số lượng ticket giao cho từng nhân viên khi lọc ticket theo “Nhân viên phụ trách”.

2. Cập nhật trợ năng tìm kiếm nhanh

Tìm kiếm nhanh cũng là một trợ năng hữu ích giúp đội ngũ chăm sóc khách hàng tìm kiếm ticket nhanh chóng, đặc biệt với những nhân viên phải xử lý nhiều ticket trong một ngày.

Cụ thể, tại khung tìm kiếm nhanh trên tính năng “ticket” hiển thị bên trái màn hình, ticket bất kỳ có thể được tìm kiếm nhanh chóng theo 3 cú pháp bao gồm: 

• “ticket: mã của phiếu” trong trường hợp tìm kiếm theo mã phiếu. Ví dụ: “ticket: 0000000001”; “ticket: 0000000002”;…  
• “order: mã số của đơn hàng” trong trường hợp tìm kiếm theo mã đơn hàng. Ví dụ: “order: #25451554511”; “order: 25255548754”;… (Dựa trên mã đơn hàng từ nhà cung cấp).
• “mobile: số điện thoại khách hàng” trong trường hợp tìm kiếm theo số điện thoại. Ví dụ: “mobile: 0123456789”;…

Lưu ý: 

• Bộ tìm kiếm thông minh này có khả năng tìm kiếm “tiket” mong muốn theo cú pháp tìm kiếm gần đúng. 

Ví dụ “ticket: 000372” với 000372 là 6 số đầu trong dãy mã ticket bao gồm 10 ký tự.

• Tìm kiếm theo mã đơn hàng chỉ áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng dạng “template order” do nhà quản lý EX-Tech cấp.

3. Cập nhật trợ năng khóa ticket

Trợ năng “khóa ticket” được thiết lập nhằm hỗ trợ nhà quản lý và nhân viên chăm sóc bán hàng khóa các ticket sau khi ticket được xử lý.

Lưu ý, với tính năng này, mọi nhân viên đều có quyền bật tính năng “khóa ticket”. Tuy nhiên, sau khi ticket đã khóa, nhân viên không thể thực hiện các thao tác như chỉnh sửa hay cập nhật ticket. Thay vào đó, chỉ có Admin mới có quyền mở lại ticket đã khóa nhằm đảm bảo tính chính xác của từng nghiệp vụ “ticket” đã được xử lý.

Chẳng hạn, sau khi ticket được ghi nhận, nhà quản lý có thể “khóa” ticket đó lại, tránh trường hợp thông tin ticket bị sửa chữa, thay đổi sau đó. Ví dụ, ticket ban đầu ghi nhận “Vận chuyển 1 áo sơ mi cho khách hàng A”, nếu nhân viên có quyền mở lại ticket đã khóa, họ hoàn toàn có thể thay đổi thành “Vận chuyển 2 áo sơ mi cho khách hàng A” và gian lận 1 chiếc áo sau đó.

4. Cập nhật trợ năng tối ưu thao tác khi chỉnh sửa ticket

Một tính năng nâng cao được thiết lập trong khu vực “Ticket” trên EX-Tech chính là việc khi ấn vào một mã ticket bất kỳ, doanh nghiệp có thể chỉnh sửa, bổ sung thông tin ticket đó ngay lập tức thay vì phải nhấn vào khu vực “edit” như trước đây.

Hơn nữa, sau khi lưu thay đổi/ chỉnh sửa ticket bất kỳ, màn hình có thể giữ nguyên vị trí trang chứa ticket đó thay vì quay trở lại trang đầu tiên như trước đây. Ví dụ, nếu ticket cần chỉnh sửa nằm tại trang thứ 3 trong danh sách toàn bộ các ticket, sau thao tác “save and close” các thay đổi, chỉnh sửa, màn hình sẽ hiển thị trang thứ 3 (trang chứa ticket vừa thay đổi thông tin) thay vì quay trở lại trang danh sách ticket đầu tiên. 

Với trợ năng hữu ích này, doanh nghiệp có thể giảm thiếu thao tác khi sử dụng tính năng “Ticket”.

5. Cập nhật trợ năng On/Off hệ thống Call center trên thanh Header

Trợ năng On/Off hệ thống Call center hỗ trợ nhân viên bán hàng tạm thời tắt chế độ cuộc gọi khi cần thiết. Cụ thể, khi thao tác “Off” Call center được bật lên, tài khoản của nhân viên đó sẽ không thể gọi tới khách hàng hay nhận cuộc gọi của khách hàng.

Lưu ý: Khi thao tác switch On/Off cần tải lại trang (refresh) để tiếp tục sử dụng.

Trên đây là bài viết cập nhật trợ năng mới của tính năng “Ticket” trên hệ thống EX-Tech. Hy vọng các trợ năng nâng cao này có thể hỗ trợ đội ngũ chăm sóc, nuôi dưỡng khách hàng rút ngắn thời gian và tính hiệu quả trong việc xử lý yêu cầu, khiếu nại từ khách hàng.

Vui lòng liên hệ hotline 082.360.1616 (nhánh 2), email growth@hub-js.com hoặc nhập thông tin vào form dưới đây để được hỗ trợ nâng cấp phiên bản mới cho hệ thống EX-Tech.