Tìm hiểu liệu MiniCRM là gì và nó có thực sự hữu ích cho các doanh nghiệp trong bài viết sau đây.

Khách hàng được coi là nguồn huyết mạch của doanh nghiệp. Nếu muốn phát triển bền vững, việc xây dựng và quản lý mối quan hệ với khách hàng cần được doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu.

Giải pháp MiniCRM do HUB platform phát triển đáp ứng những yêu cầu cần thiết của doanh nghiệp về một CRM chuyên nghiệp. MiniCRM hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí, tăng lợi nhuận bằng cách củng cố sự hài lòng, gia tăng lòng trung thành của khách hàng với thương hiệu.

1. MiniCRM là gì?

Trước hết, chúng ta phải hiểu: “Phần mềm quản trị khách hàng (CRM) là gì?”

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management) là một trong những chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển mối quan hệ khách hàng thông qua:

• Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ lưỡng nhu cầu và thói quen của khách hàng.
• Tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả.
• Quy chuẩn các bước trong quản trị quan hệ khách hàng.
• Quản lý, đồng bộ có logic các thông tin liên quan đến khách hàng (thông tin tài khoản, nhu cầu khách hàng, thông tin liên lạc,…).

Phần mềm MiniCRM của HUB platform ra đời như một công cụ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin, mọi tương tác khách hàng một cách hoàn chỉnh, có hệ thống; theo dõi doanh số, sắp xếp và ưu tiên các cơ hội; đo lường hiệu quả đội ngũ tư vấn,… Nhờ đó, các nhà quản lý có thể đưa ra các chiến lược để mang đến cho khách hàng trải nghiệm tuyệt vời, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn. Đồng thời tối ưu tỷ lệ chuyển đổi, doanh thu và khách hàng trung thành hiệu quả. 

2. MiniCRM dành cho những doanh nghiệp nào?

Bất kỳ doanh nghiệp nào dù quy mô lớn hay nhỏ, chỉ cần có khách hàng đều có thể sử dụng MiniCRM của HUB platform.

Ưu tiên của mọi doanh nghiệp là khách hàng. Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng, chốt nhiều giao dịch và xây dựng nhiều mối quan hệ hơn. MiniCRM không chỉ giúp sắp xếp các địa chỉ liên hệ, khách hàng tiềm năng và giao dịch mà còn tự động hóa các quy trình tốn thời gian như nhập dữ liệu, giúp đội ngũ nhân viên của bạn tập trung nhiều hơn vào việc hình thành chiến lược và tương tác với khách hàng.

MiniCRM dành cho doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp CRM hiệu quả với chi phí hợp lý và đang gặp những vấn đề dưới đây.

• Không có cái nhìn tổng quan về khách hàng (lịch sử tài khoản, liên hệ, số lần giao dịch,…) phục vụ cho công việc kinh doanh.
• Khó khăn khi khai thác dữ liệu khách hàng tiềm năng và tìm kiếm thêm khách hàng mới.
• Thông tin khách hàng không được đồng bộ giữa các nhân viên và lãnh đạo khiến nhiều phản hồi của khách hàng bị bỏ sót hoặc bị lãng quên trong quá trình quản lý.

3. Các tính năng nổi bật của MiniCRM

3.1. Tích hợp API từ Manychat vào hệ thống MiniCRM

Giải thích một số thuật ngữ:

• API hay giao diện lập trình ứng dụng (Application Programming Interface) được hiểu là phương thức trung gian kết nối các ứng dụng và thư viện khác nhau. Nó cung cấp khả năng truy xuất đến một tập các hàm hay dùng, từ đó có thể trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng.
• Manychat là một nền tảng Messenger Marketing giúp người dùng tạo chatbot Facebook Messenger cho hoạt động tiếp thị, bán hàng và điều hướng khách hàng bằng những câu hỏi thường gặp.

Trên hệ thống MiniCRM, API được tích hợp từ Manychat giúp nhà quản trị thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng trên các nguồn dữ liệu khác nhau. 

Khi thu thập thông tin khách hàng (từ các nguồn riêng biệt), thông tin này được đồng bộ tự động trên MiniCRM với các trường thông tin (Custom Field) giữa MiniCRM và nguồn dữ liệu khớp nhau. Mặt khác, nếu các Custom Field này chưa được đồng bộ với trường thông tin trên MiniCRM, doanh nghiệp chỉ cần thông báo với đội ngũ kỹ thuật của HUB platform để điều chỉnh lại API đồng bộ. 

3.2. Tự động tạo/cập nhật contact với dữ liệu Manychat

Khi tạo mới contact từ Manychat vào MiniCRM, người thiết lập cần sử dụng trường “Phone / Số điện thoại” để định danh và coi đó làm điều kiện bắt buộc để lưu lại thông tin.

Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi các trường thông tin của khách hàng trên Manychat, thông tin sẽ được đồng bộ tự động trên MiniCRM. Điều này đảm bảo mọi thay đổi của contact đều được cập nhật đồng thời và chính xác, giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc cập nhật thủ công.

3.3. Tự động tạo ticket với các trường dữ liệu từ Manychat

MiniCRM cho phép doanh nghiệp tự động tạo ticket với dữ liệu từ các Custom Field được đồng bộ từ Manychat. Từ đó, các thông tin về khách hàng, loại ticket, vấn đề của khách hàng được được thu thập và đồng bộ liên tục. 

Sau khi các ticket này được ghi nhận trên MiniCRM, hệ thống sẽ tự động thực hiện cập nhật thông tin vào hồ sơ khách hàng. Các agent phụ trách khách hàng này có thể nắm bắt thông tin tại giao diện “list ticket” và hỗ trợ tư vấn, giải đáp thắc mắc kịp thời.

3.4. Tích hợp dữ liệu từ hệ thống POS Haravan và kết nối đẩy contact từ MiniCRM sang Haravan

MiniCRM hỗ trợ đồng bộ tất cả thông tin và order của khách hàng (POS) từ Haravan về hệ thống MiniCRM theo “ID Vendor”. Thông tin khách hàng được hiển thị tại MiniCRM khớp với dữ liệu lần cuối được cập nhật trên hệ thống Haravan. 

Trên hệ thống MiniCRM, những trường hợp số điện thoại lưu trữ trên Haravan bị trùng sẽ được merge lại thành 1 hồ sơ duy nhất bao gồm tất cả địa chỉ và đơn hàng của khách hàng đó.

Ngoài ra, MiniCRM cũng cho phép doanh nghiệp đẩy contact khách hàng (Họ và tên, số điện thoại, email) sang hệ thống Haravan để quản lý, xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng. 

3.5. Quản lý dữ liệu khách hàng nhanh chóng

Trong khu vực contact, danh sách khách hàng, thông tin cá nhân của khách hàng, thông tin đơn hàng và tên agent phụ trách sẽ được đồng bộ từ hệ thống Haravan và MiniCRM theo trường “ID vendor”. Như vậy, doanh nghiệp dễ dàng quản lý mọi thông tin về khách hàng một cách nhanh chóng, thuận tiện.

• Đối với các trường trống, thông tin sẽ lưu theo địa chỉ mặc định của khách hàng.
• Các địa chỉ mặc định trên Haravan cũng sẽ được đồng bộ và cập nhật liên tục nếu có thay đổi về địa chỉ của contact trong MiniCRM và ngược lại.
• Đối với người mua hàng tại MiniCRM sẽ có trường thông tin Is Buyer = Yes.
• Đối với người nhận hàng (không phải người mua) sẽ có trường thông tin Is Buyer = No.

Các trường thông tin đồng bộ tại hồ sơ khách hàng bao gồm: ID vendor (mã của hệ thống Haravan), Is Buyer, Funnel, Revenue, Total Orders, Address.

3.6. Quản lý dữ liệu đơn hàng hiệu quả

Các thông tin đơn hàng của khách hàng như: order number, order created, payment status, order status, total price, order store, thông tin đơn hàng (giá trị và sản phẩm, địa chỉ nhận hàng) liên tục được thu thập và đồng bộ trên tab E-Commerce trong hệ thống MiniCRM. Tại đây, doanh nghiệp có thể quản lý thông tin mọi đơn hàng để nắm được tình trạng kinh doanh.

Cơ chế tính Total order (Tổng đơn đặt hàng): 

• Nếu trường Is Buyer = Yes thì đơn hàng đó sẽ cập nhật vào contact bởi thông tin người mua hàng này đã được đồng bộ trước đây.
• Nếu trường Is Buyer = No, contact sẽ được tạo mới và thông tin order được cập nhật cho người mua hàng.

3.7. Quản lý ticket thuận tiện 

Tại khu vực ticket, doanh nghiệp có thể sửa các trường thông tin về ticket như Order Name, Type, Source, Status, Order Number, Product Change From / To, Shipping Code, Payment note,… có thể tạo mới, sửa, xóa dựa theo cập nhật đơn hàng của khách hàng. Như vậy, nhà quản lý có thể đồng nhất chi tiết thông tin đơn hàng / khách hàng một cách nhanh chóng.

Với dữ liệu ticket, liên hệ trực tiếp cho khách hàng thông qua trường số điện thoại liên kết với hệ thống call center.

Ngoài ra, nhà quản lý có thể phân phối các ticket cho các agent khác phụ trách, đảm bảo khách hàng liên tục được liên hệ, hỗ trợ khi cần thiết.

3.8. Quản lý deal dễ dàng

Với MiniCRM, doanh nghiệp của bạn có thể tạo/sửa/xoá Deals cho khách hàng và các Stages, Pipelines tương ứng.

Tuỳ vào quy trình tư vấn, bán hàng của mình, doanh nghiệp có thể tạo nhiều Pipelines và các Stages trong Pipeline đó cũng như lựa chọn thứ tự hiển thị của Stages. Ngoài ra, hệ thống MiniCRM cho phép tạo các event cho từng Stages. Ví dụ: Deals có Stages là “Đồng ý mua hàng” thì sẽ được đồng bộ sang hệ thống POS.

Nhờ đó, các nhà quản lý dễ dàng quản lý các Deals, tình trạng của từng Deals để đưa ra các chương trình tác động phù hợp nhằm gia tăng chuyển đổi, gia tăng doanh số.

3.9. Chia contact cho sales theo cơ chế rule-based

Với cơ chế rule-based (round robin) được cài đặt trong MiniCRM, quản lý có thể giao contact cho đội ngũ sales và các agent khác phụ trách một cách nhanh chóng và hợp lý. Cụ thể, Round robin vận hành nguyên tắc vòng tròn, lần lượt mỗi người sẽ nhận được số contact khách hàng bằng nhau giúp công việc được phân chia công bằng, minh bạch cũng như nâng cao hiệu quả công việc. Hơn nữa, từ những điều kiện trong giải thuật Round robin (Thời gian hoàn thành, thời gian quay vòng, thời gian chờ, nhà quản lý đánh giá được tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên dễ dàng và chính xác.

3.10. Tích hợp hệ thống Call Center vào hệ thống thuận tiện

Với mỗi tài khoản đăng nhập, đội ngũ sales có thể liên hệ trực tiếp cho khách hàng dựa trên trường thông tin lưu trên MiniCRM, ghi chú cuộc hội thoại trong quá trình liên hệ và danh sách log call sau đó được đồng bộ về hồ sơ của từng khách hàng. Đây là một tính năng không chỉ hỗ trợ bộ phận sales tiết kiệm thời gian và nguồn lực nuôi dưỡng khách hàng mà còn giúp nhà quản lý và các phòng ban marketing, services nắm bắt vấn đề, nhu cầu của khách hàng, từ đó đưa ra chiến lược chăm sóc, tư vấn hiệu quả.

4. Tại sao doanh nghiệp của bạn nên lựa chọn MiniCRM?

Với những tính năng nổi bật, đáp ứng những yêu cầu về một phần mềm CRM hiệu quả cùng khả năng tích hợp hàng loạt các công cụ, MiniCRM đem đến cho doanh nghiệp hàng loạt ưu thế như:

• Cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình tiếp cận với khách hàng trên một nền tảng duy nhất, tạo ra sự liên kết mạnh mẽ giữa các bộ phận như Marketing – Sales – Service.
• Bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối, giảm thiểu tỷ lệ mất/bỏ sót dữ liệu, đảm bảo quy trình chăm sóc và tương tác khách hàng diễn ra mượt mà. 
• Quy trình vận hành đồng nhất, giao diện tinh gọn, dễ sử dụng, cho phép bắt đầu bán hàng ngay lập tức.
• Tiết kiệm thời gian, tối ưu nguồn lực quản lý khách hàng.
• Tăng cơ hội kinh doanh với khách hàng khi hệ thống có thể ghi nhận tất cả các cơ hội kinh doanh từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận, chăm sóc, nuôi dưỡng khách hàng.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng khi đội ngũ sales trực tiếp ghi nhận các vấn đề, thắc mắc của khách hàng trong quá trình gọi điện, sau đó phối hợp giải quyết.

Trên đây là những chia sẻ của HUB platform về giải pháp quản trị quan hệ khách hàng MiniCRM. Doanh nghiệp bạn đã tự tin tiến bước trên con đường chinh phục khách hàng chưa? Liên hệ với chúng tôi theo hotline 082.360.1616 (nhánh 2), email: growth@hub-js.com hoặc nhập thông tin vào form dưới đây để sở hữu bí kíp quản lý quan hệ khách hàng 4.0.

>>>> Khám phá: EX-Tech version 4.0.2 với những tính năng mới hữu ích.