Vấn đề 1: Quản trị và theo dõi quy trình tuyển dụng (ATS)

Đối với phòng ban nhân sự, vấn đề theo dõi toàn bộ quá trình tuyển dụng khiến các nhà quản trị trở nên rối bời.

• Khó khăn trong việc kiểm soát các tài liệu của ứng viên, quá nhiều CV quá nhiều đơn xin việc.
• Quá nhiều ứng viên trong một cuộc phỏng vấn vì không có hệ thống lịch theo dõi số lượng ứng viên sẽ phỏng vấn trong 1 ngày.
• Phức tạp trong quy trình tuyển dụng, quá nhiều giai đoạn, tiêu tốn nhiều nguồn lực và kết quả thu về không được chất lượng.
• Không thể theo dõi tình trạng của các ứng viên.

Nếu có một phần mềm theo dõi ứng viên, có hỗ trợ quản trị và theo dõi tuyển dụng (ATS) sẽ giúp các nhà quản trị nhân lực tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và kết thúc công việc này một cách nhanh chóng và thuận lợi hơn. Giả sử với HRM Mobi tại Hub Platform, phần mềm này sẽ giúp các nhà quản lý có thể sàng lọc hồ sơ ứng viên, tìm ứng viên phù hợp, lên lịch phỏng vấn, đồng thời lưu trữ hồ sơ ứng viên một cách có hệ thống, nhằm thuận tiện hơn trong các trường hợp tìm kiếm sau này. Với 2 nền tảng chủ yếu dành cho máy tính và điện thoại thông minh, các nhà quản lý có thể truy cập mọi lúc mọi nơi và quản lý tài liệu hiệu quả. 

Một phần mềm có kết hợp quy trình tuyển dụng ATS sẽ tự động hóa tất cả các công việc thủ công liên quan đến quy trình tuyển dụng, tối ưu hóa nó từ đầu giai đoạn đến cuối giai đoạn và cung cấp cho các nhà quản trị nhân lực có đủ thời gian cũng như nhân lực dành cho các nhiệm vụ quan trọng như phỏng vấn ứng viên. Ngoài ra,  các ứng dụng như HRM Mobi cũng giúp mở rộng các chức năng cấp doanh nghiệp cho các SMEs, trong đó một nền tảng quản trị giàu tính năng nhằm hợp lý hóa quy trình theo dõi đơn đăng ký của doanh nghiệp và thuê những ứng viên tốt nhất.

Lời khuyên về các tính năng nên có về quản trị và theo dõi tuyển dụng:

• Tích hợp liền mạch (e-mail, website, bảng công việc, phòng ban)
• Khả năng truy cập đa kênh (máy chủ, thiết bị di động/máy tính, trình duyệt, ứng dụng khác)
• Quản trị tài liệu (lưu trữ an toàn, hệ thống)
• Chia sẻ dễ dàng (với tổng giám đốc, hội đồng phỏng vấn)
• Báo cáo tiến độ (trạng thái, phản hồi)

Vấn đề 2: Quản lý hiệu suất, KPI, KPA và mục tiêu

Các nhà quản trị nhân lực ngày nay đang khó khăn trong việc quản lý hiệu suất của nhân viên, đặc biệt trong thời đại công nghệ phát triển, các nhà quản lý luôn phải dẫn đầu các xu hướng mới và các vấn đề đang gặp phải là:

• Dành khối lượng lớn thời gian và công sức trong quy trình đánh giá KPI, KPA nhân viên hàng tuần/tháng/quý/năm.
• Chậm trễ trong các công việc nội bộ nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp
• Không thể quản lý hiệu suất của nhân viên trong các trường hợp làm việc tại nhà (WFH).
• Thiếu thốn nhân lực trong việc đánh giá mục tiêu cũng như hiệu suất làm việc của toàn bộ nhân viên trong công ty.

Hệ thống quản lý hiệu suất đóng một vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh sự tập trung của nhân viên đối với sứ mệnh và giá trị cốt lõi của tổ chức. Quản lý hiệu suất của nhân viên là liên tục tiếp cận, kiểm soát các hành động phù hợp với quy trình thiết lập mục tiêu, thực hiện, xem xét, đánh giá, đồng thời sửa đổi để tránh những hậu quả không đáng có. Các phần mềm quản lý như HRM Mobi có thể tiếp tiếp cận có cấu trúc, mang tính xây dựng, nhằm đáp ứng và thoả mãn mức độ hài lòng của nhân viên, thúc đẩy khả năng cống hiến hết mình, trung thành với công ty và mang lại cho doanh nghiệp một lợi thế cạnh tranh về nguồn lực trên thị trường.

Một hệ thống quản lý hiệu suất phù hợp cũng tạo điều kiện cho các cá nhân và doanh nghiệp phát triển. Các tùy chọn hệ thống quản lý hiệu suất như bảng làm việc, quản lý nhiệm vụ, đánh giá chi phí bỏ ra cho một dự án giúp tất cả các doanh nghiệp xác định kỳ vọng và trách nhiệm chung một cách rõ ràng, cung cấp nhân viên phản hồi khách quan và đào tạo liên tục, đồng thời đánh giá chính xác hiệu suất của nhân viên. Ngoài ra, các hệ thống này đi kèm với các tiêu chí đánh giá hiệu suất có thể tùy chỉnh được, giúp các nhà quản trị nguồn nhân lực đơn giản hóa việc thực hiện mục tiêu và quản lý các chu kỳ hiệu suất.

Lời khuyên về các tính năng nên có về quản lý hiệu suất:

• Đánh giá hiệu suất có thể được tuỳ chỉnh
• Tiêu chí đánh giá toàn diện (nhân viên, công việc, chi phí)
• Xác định chu kỳ đánh giá hiệu suất (thời gian, mục tiêu-cá nhân/nhóm/bộ phận/công ty)
• Phản hồi 360 độ (nhân viên, quản lý, giám đốc)
• Xem xét kết quả (thu thập, sắp xếp, hiển thị và phân tích)

Vấn đề 3: Quản lý đào tạo và phát triển nhân viên

Vấn đề mà các nhà quản trị nhân lực đang phải đối mặt đó là công việc đào tạo và phát triển toàn diện cho nhân viên trong công ty: 

• Thách thức trong việc sàng lọc nhu cầu của nhân viên về các buổi đào tạo nội bộ, về những mong muốn liên quan đến các kỹ năng và kiến thức.
• Vất vả trong công tác chuẩn bị và lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên, vừa đảm bảo chất lượng của buổi đào tạo, vừa đảm bảo chi phí bỏ ra phù hợp, đồng thời tạo động lực để nhân viên tham gia các chuỗi đào tạo tiếp theo.

Các phần mềm quản trị nguồn nhân lực có tính năng tạo và quản lý các chương trình đào tạo, phát triển và cung cấp cho các quản trị viên, người giám sát quy trình quản lý tối ưu nhất. Sử dụng phần mềm đào tạo và phát triển, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định nhu cầu, mong muốn của nhân viên, thực hiện chương trình, lấy thông tin phản hồi và phân tích hiệu quả của quá trình đào tạo nhân viên. Ngoài việc giảm khối lượng công việc của các nhà quản lý, phần mềm cũng cung cấp cho ban lãnh đạo một cái nhìn 360 độ về toàn bộ quy trình đào tạo.

Các nền tảng phần mềm quản lý nhân sự như HRM Mobi mở rộng tính năng tự động hóa giai đoạn đầu và cuối với cơ sở dữ liệu dễ truy cập, tích hợp liền mạch với các mô-đun khác như biểu mẫu, thư mục, lịch,… Cùng với đó là cung cấp tùy chọn chỉnh sửa phù hợp, xác định trước về quy trình làm việc cần phải tuân theo. Ứng dụng này cho phép các doanh nghiệp triển khai các chương trình đào tạo có bài bản cho nhân viên và đo lường kết quả nhanh chóng.

Lời khuyên về các tính năng nên có về quản lý đào tạo và phát triển nhân viên:

• Quản lý tất cả (khách mời/giảng viên, chương trình, thực tập sinh, nhân viên)
• Lên lịch đồng bộ hóa (với Google Calendar)
• Phản hồi theo thời gian thực (dành cho khách mời/giảng viên, nhân viên)
• Đánh giá kết quả (chất lượng, năng suất, mức độ hài lòng)
• Cải thiện các buổi đào tạo tiếp theo (bảng tổng quan, phần trăm hài lòng)

Vấn đề 4: Quản lý và tính toán bảng lương

Các nhà quản lý đã quá mệt mỏi vì phải:

• Tính toán hàng ngày, kiểm tra cẩn thận trước khi gửi bảng lương tới nhân viên và các giám đốc.
• Đối mặt với những con số gây nhầm lẫn, liên tục rà soát các lỗi nhỏ về dấu chấm, dấu phẩy.
• Đối chiếu với nhân viên và tiếp tục nhập liệu vào hệ thống của công ty.
• Mất nhiều thời gian, khoảng 3-15 ngày để tính toán, dẫn đến việc gửi thanh toán muộn cho nhân viên.

Với sự can thiệp của các phần mềm tính lương giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người và các lỗi liên quan bằng cách tự động hóa quy trình và trao quyền cho những nhân viên trong phòng ban nhân sự của doanh nghiệp. Hỗ trợ tối đa thời gian kiểm tra lại các lỗi về tính toán, các hệ thống như HRM Mobi của Hub Platform chỉ mất khoảng 1 giờ đồng hồ để kiểm định. Ngoài ra, các hệ thống cũng tự động cải thiện độ chính xác của các chi tiết quan trọng, lưu trữ thông tin bảng lương một cách bí mật và an toàn, đồng thời thực hiện các phép tính phức tạp hơn.

Sử dụng các phần mềm quản lý bảng lương giúp các nhà quản lý mở rộng khả năng kiểm soát cũng như cải thiện đối với quy trình tính toán lương, cho phép thao tác dễ dàng mà không cần sự trợ giúp của phòng ban kỹ thuật. Các doanh nghiệp có thể theo kịp các yêu cầu luật định và thích ứng với nhu cầu kinh doanh ngày càng tăng nhanh chóng bằng cách sử dụng các ứng dụng linh hoạt này, giúp việc truy cập, truy xuất, sửa đổi và phân tích dữ liệu bảng lương hoàn toàn không gặp nhiều rắc rối.

Các tính năng nên có về quản lý và tính toán bảng lương mà doanh nghiệp nên cân nhắc:

• Thông tin an toàn (bảo mật dữ liệu công ty)
• Giao diện phong phú, đa dạng về chức năng (tính lương, thưởng)
• Khả năng tương thích đa kênh (di động, máy tính, lưu trữ trên máy chủ)
• Kế toán tổng hợp (thuế, tiền lương, chi phí dự án)

Vấn đề 5: Quản lý bảng chấm công

Việc chấm công cho nhân viên gây nhiều khó dễ cho các nhà quản trị nguồn nhân lực:

• Đảm bảo chấm công dựa trên thời gian nhân viên check-in hoặc check-out
• Theo dõi và bám sát tình trạng làm việc của nhân viên có mặt hay vắng mặt
• Xác định tổng số giờ làm việc của nhân viên để tính toán tiến độ hoàn thành các công việc/các dự án.

Ứng dụng phần mềm quản lý việc chấm công giúp doanh nghiệp ghi lại, theo dõi và giám sát tình trạng làm việc của nhân viên. Một phần mềm hỗ trợ tốt các bảng chấm công sẽ đồng bộ hóa số lượng nhân viên trong tổ chức với giờ làm việc để có thể đo lường năng suất và xác định số giờ lao động hợp lý với việc hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Các phần mềm có thể được sử dụng để thiết lập một quy trình theo dõi và phê duyệt bảng chấm công, ghi lại giờ làm việc, truy xuất chi tiết nghỉ phép và tính toán tiền lương của nhân viên một cách chính xác.

Các nền tảng như HRM Mobi của HUB platform cung cấp tính năng tùy chọn nhằm tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba để tối đa hiệu quả nắm bắt và phân tích hiệu suất của nhân viên, dự án hoặc thậm chí là nhiệm vụ và xuất báo cáo nhanh gọn. Các doanh nghiệp có thể sử dụng ứng dụng này để xác định lịch trình làm việc, cân đối với nhu cầu tuyển dụng, sắp xếp hợp lý biên chế và đưa ra các quyết định sáng suốt nhằm tối ưu hóa khối lượng công việc và nhân lực thích hợp.

Để tìm kiếm một ứng dụng hoặc một phần mềm phù hợp, các doanh nghiệp cần đối chiếu các tính năng quản lý chấm công sau:

• Đồng hồ thời gian (thời gian làm việc/không làm việc)
• Phê duyệt nhanh chóng, liềm mạch (bù công/nghỉ/làm thêm giờ)
• Bảng điều khiển tương tác (tình trạng có mặt, vắng mặt, nghỉ)
• Báo cáo thời gian thực (thời gian đến/về, thời gian bù công/thêm giờ/nghỉ)
• Tích hợp dễ dàng phần mềm tính lương (phiếu lương, tính toán tổng thời gian làm việc trong 1 tháng/quý/năm)

>>> Đọc thêm: Giải pháp chấm công khi làm việc từ xa cùng HRM Mobi.