Hãy theo chân Hub-JS để khám phá ngay giải pháp chấm công hiệu quả khi làm việc tại nhà của HRM Mobi nhé!

Đại dịch Covid-19 ảnh hưởng rất lớn tới hầu hết các doanh nghiệp. Nhằm thực hiện và tuân thủ chỉ định giãn cách xã hội từ chính phủ, hầu hết tất cả nhân viên đều làm việc tại nhà. Điều này này dẫn đến nhiều hệ quả bất lợi cho các quản lý nhân sự. Các nhà quản lý phải tập trung nghiên cứu đồng thời ứng dụng các giải pháp mới nhằm tối ưu năng suất làm việc của nhân viên trong thời gian làm việc tại nhà. 

Tính năng độc đáo, dễ dàng thao tác, đồng bộ tương tác giữa quản lý nhân sự và nhân viên, đây chính là ưu điểm của phần mềm HRM Mobi.

Khó khăn cho doanh nghiệp khi chấm công nhân viên làm việc tại nhà (Work from home)

• Khó kiểm soát và đánh giá thái độ làm việc của nhân viên: tình hình làm việc tại nhà khiến công ty không thể đo lường được hiệu suất và năng lực của nhân viên. Trong nhiều trường hợp, nhiều nhân viên cố ý chấm công xong rồi bỏ việc, ngồi chơi, nhắn tin với bạn bè, lướt Facebook, Instagram,… Nhiều nhân viên viện cớ làm online, làm việc kém hiệu quả, chất lượng công việc đi xuống, đổ lỗi cho việc thiếu thông tin, mạng giật không cập nhật được các cuộc trò chuyện. Kết quả là công ty dù biết rõ về năng lực làm việc nhưng không thể bắt tận tay day tận trán.
• Chấm công dời dạc, không có hệ thống, quả tải tin nhắn điểm danh: hiện nay, đa số các nhân viên trong phòng hành chính nhân sự thường chấm công cho nhân viên các phòng ban khác thông qua các ứng dụng tin nhắn miễn phí như Zalo, Facebook Messenger, Viber,… Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, một ngày, cùng một thời điểm có hàng chục nhân viên ồ ạt nhắn tin điểm danh có mặt. Việc kiểm tra lại để nhập dữ liệu vào máy tính khó kiểm soát, tin nhắn dễ trôi lên phía trên, nhập sai dữ liệu, thiếu hụt điểm danh của nhân viên,… dẫn đến kết quả không như mong muốn.
• Thông tin lương thưởng không công bằng: làm việc tại nhà, chấm công qua nhiều hình thức khác nhau, hệ thống lương thưởng có bản đề xuất rõ ràng nhưng chưa thật sự dựa trên những sự nỗ lực và cố gắng của từng cá nhân. Do không thể quan sát trực tiếp các cá nhân làm việc, nhiều công ty khi lên danh sách thưởng đã thưởng hết cho toàn bộ nhân viên. Có những nhân viên cống hiến hết mình vì công ty, làm quá giờ nhiều ngày; tuy nhiên, tiền thưởng cũng bằng những nhân viên làm ít và không tích cực trong các nhiệm vụ chung của công ty.
• Thông báo nhưng không nhận được phản hồi: trong một ngày làm việc của nhân viên, họ phải linh động chuyển đổi rất nhiều các ứng dụng/phần mềm. Trong khi đó, phòng nhân sự liên tục cập nhật các thông báo mới về ngày nghỉ, báo lương, kiểm tra ngày công,… Việc phải di chuyển nhiều các ứng dụng khiến nhân viên trở nên lười biếng, không muốn mở nhiều phần mềm trong một ngày làm việc. Dẫn đến việc nhiều thông báo khẩn cấp từ phòng hành chính không đi theo đúng tiến độ, bị lùi quá hạn và phải trực tiếp nhắn tin tới những nhân viên không kịp phản hồi.

>>>>> Tìm hiểu ngay: HRM Mobi – Không chỉ là công cụ mà còn là giải pháp nhân sự cho doanh nghiệp SME

Những khó khăn của nhân viên khi chấm công làm việc tại nhà

• Tìm kiếm đơn đề xuất mất nhiều thời gian: khi làm việc trực tiếp, các giấy tờ đề xuất xin nghỉ/bù giờ/làm thêm giờ được lấy từ phòng hành chính nhân sự. Bây giờ làm việc tại nhà, nhân viên phải nhắn tin riêng với phòng hành chính nhân sự, xin giấy tờ đề xuất và gửi xét duyệt sau đó. 
• Bị động: việc chấm công của nhân viên diễn ra khá bị động. Khi nhân sự phòng hành chính thông báo chấm công, nhân viên mới bắt đầu gửi tin nhắn. Việc ngồi chờ thời gian khiến nhân viên cảm thấy chán nản, lãng phí quá nhiều thời gian cho việc chấm công. Ngoài ra, các thông tin chấm công hợp lệ cũng không được thông báo, nhân viên phải chờ đến ngày cuối cùng của tháng để xem bảng đánh giá và đề xuất làm bù giờ sau đó.
• Xin nghỉ phép thông qua nhiều cấp bậc: quá nhiều bước cho việc xin nghỉ phép, thủ tục rườm rà, ký duyệt qua nhiều cấp quản lý.
• Tiếp nhận thông tin từ nhiều kênh, dễ bất hòa nội bộ: mỗi công ty có một cơ chế chấm công khác nhau và qua nhiều kênh khác nhau qua từng tuần hoặc từng tháng. Điều này dẫn đến việc các nhân viên không biết chính xác họ sẽ chấm công và tiếp nhận thông tin kiểm tra công hợp lệ trong nhóm hay từ nhân viên nào. Nhân viên sẽ rơi vào tình trạng lo lắng về việc chấm công thiếu chính xác của phòng hành chính nhân sự. Kết quả là có nhiều cuộc tranh cãi nảy ra và gây mất đoàn kết trong nội bộ công ty.

HRM Mobi – Giải pháp chấm công hiệu quả trong giai đoạn làm việc tại nhà 

• Định vị GPS: HRM Mobi được thiết kế chấm công theo định vị GPS, các nhà quản lý sẽ kiểm tra chính xác vị trí của nhân viên khi bắt đầu và kết thúc công việc.
• Thao tác chấm công nhanh – gọn – lẹ: sau khi đăng nhập vào hệ thống, nhân viên nhanh chóng ấn nút “check in”, hệ thống sẽ thông báo “thành công” đảm bảo nhân viên chủ động và nắm bắt tình hình chấm công của bản thân. 
• Biểu đồ chấm công rõ ràng: HRM Mobi cho phép nhân viên tự kiểm tra biểu đồ chấm công cá nhân, xem xét những ngày thiếu công để chủ động đề xuất xin là bù giờ, đảm bảo tiến độ hoàn thành dự án.
• Xin nghỉ phép trong tích tắc: tích hợp lưu trữ tài liệu và các biểu mẫu có sẵn, cho phép nhân viên đề xuất nộp đơn xin nghỉ trong tích tắc. Hệ thống sẽ báo cáo tới giám đốc và phòng hành chính nhân sự để xét duyệt ngay lập tức. Nhân viên sẽ không phải chờ đợi trong thời gian dài.
• Duyệt bù giờ/làm thêm giờ tức thì: bên cạnh việc duyệt đơn xin nghỉ trong khoảng thời gian ngắn, nhân viên cũng có thể lấy đơn xét duyệt làm bù giờ và làm thêm giờ trên hệ thống. Tất cả các files tài liệu đều được lưu trữ dựa trên hệ thống máy chủ của công ty. Phòng hành chính nhân sự sau khi tiếp nhận đơn đề xuất có sẵn dựa vào lý do hợp lý sẽ bấm duyệt ngay tức thì. Từ đó, những mong muốn của nhân viên sẽ được kiểm soát chặt chẽ nhưng vẫn đủ làm hài lòng trải nghiệm của nhân viên.

Hiện tại, Hub-JS đang có sẵn 2 ebook miễn phí về HRM bao gồm HRM – Quản trị nguồn nhân lực với sổ tay nhân sự 4.0 và HRM – Vận hành nhân sự trực tuyến ngành Dược. Đây sẽ là 2 cuốn ebook độc nhất vô nhị giúp các nhà quản lý khai thác tối đa các lợi ích trong một phần mềm HRM.

Có thể đánh giá rằng, HRM Mobi đang là lựa chọn hoàn hảo nhất cho các doanh nghiệp trong giai đoạn làm việc tại nhà, nhằm mang lại những tính năng tinh gọn trong việc chấm công, đánh giá hiệu suất công việc của từng cá nhân đồng thời tăng niềm tin của nhân viên trong tính toán lương thưởng từng tháng