Quản lý nhân sự luôn là yếu tố được quan tâm hàng đầu đối với mỗi nhà quản lý bởi nó đóng vai trò tiên quyết cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý nhân sự theo cách truyền thống và gặp phải những khó khăn như tính lương thủ công, nhập sai dữ liệu, thất lạc giấy tờ, sổ sách nhân sự khi thu thập và lưu trữ “bằng tay”,… gây ảnh hưởng đến thời gian và tiến độ hoàn thành công việc của bộ phận nhân sự. 

HRM Mobi – Sổ tay nhân sự 4.0 do HUB platform phát triển hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng một mô hình quản lý nhân sự hiện đại và có tính thực tiễn cao. Cùng HUB platform khám phá lời giải cho bài toán nhân sự trong bài viết dưới đây.

1. HRM Mobi là gì?

HRM (Human Resource Management) là thuật ngữ dùng để chỉ các hoạt động liên quan đến toàn bộ quy trình quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp như chế độ lương thưởng, chính sách đãi ngộ, quản lý dự án, tuyển dụng,… và có tác động trực tiếp đến doanh nghiệp cũng như toàn thể nhân viên. 

Từ định nghĩa chung về quản lý nhân sự, phần mềm quản lý nhân sự HRM Mobi được coi là một nền tảng trực tuyến, hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ các tác vụ quản lý nhân viên bao gồm thu thập, lưu trữ thông tin / dữ liệu tuyển dụng, tổng hợp và số hóa hồ sơ nhân sự cũng như quản lý và đánh giá hiệu suất công việc, chấm công, tính lương, tuyển dụng và đào tạo,…

Một điểm khác biệt của HRM Mobi so với các công cụ quản lý nhân sự thông thường khác chính là khả năng kết hợp các chức năng liên quan đến quản trị dự án, nhiệm vụ, quản lý tài chính và các nghiệp vụ của doanh nghiệp, quản lý hiệu suất, quản lý khách hàng,…

2. HRM Mobi dành cho doanh nghiệp nào?

HRM Mobi phù hợp với mọi doanh nghiệp từ quy mô nhỏ, trung bình cho đến doanh nghiệp lớn. Nếu doanh nghiệp của bạn đang hướng tới những mục tiêu dưới đây thì HRM Mobi sẽ giúp bạn hoàn thành tất cả.

• Các doanh nghiệp đang quản lý nhân sự theo cách truyền thống, cần tối ưu công việc, giải phóng bộ phận nhân sự khỏi những việc thủ công, lặp lại.
• Các doanh nghiệp cần tối ưu quy trình quản lý tài chính – lương thưởng.
• Các doanh nghiệp cần tối ưu quy trình quản lý khách hàng.
• Các doanh nghiệp cần tối ưu quy trình tuyển dụng.

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự HRM Mobi

• Với doanh nghiệp:
  • Đưa ra những quyết định quan trọng dựa vào dữ liệu được cập nhật, kê khai, tính toán.
  • Quy hoạch nhân sự hiệu quả khi theo dõi và đánh giá năng lực nhân viên khách quan.
  • Sắp xếp bộ máy tổ chức, xây dựng chính sách và phát triển nhân sự toàn diện.
  • Giảm thiểu chi phí tuyển dụng.
  • Tính bảo mật cao khi dữ liệu nội bộ và thông tin được lưu trữ trên một nền tảng tập trung.
• Với cấp quản lý:
  • Tự động hóa nghiệp vụ đăng tin tuyển dụng, tổng hợp và lưu trữ thông tin hồ sơ nhân viên.
  • Dễ dàng quản lý từ xa khi phần mềm quản lý nhân sự có thể sử dụng trên mọi thiết bị, nền tảng.
  • Tiết kiệm thời gian, nhân lực trong quá trình kiểm tra chấm công, tính lương.
  • Dễ dàng thay đổi dữ liệu chấm công, bảng lương khi có phản hồi từ nhân viên.
  • Thu hút và lựa chọn ứng viên từ đa kênh, nâng tầm thương hiệu tuyển dụng.
• Với cấp nhân viên:
  • Tăng mức độ hài lòng cho nhân viên khi thủ tục chấm công, tính lương được thực hiện nhanh chóng, công khai, minh bạch.
  • Có thể tự theo dõi bảng công của mình mọi lúc mọi nơi.
  • Tăng hiệu quả công việc khi làm việc theo quy trình logic, khoa học.

>>>> Khám phá thêm: Top 7 lợi ích nổi bật khi ứng dụng HRM Mobi trong quản lý nhân sự

4. Các tính năng nổi bật của HRM Mobi

4.1. Trang chủ (Tổng quan)

Tại khu vực trang chủ, doanh nghiệp có thể quan sát những thông tin tổng quan liên quan đến tỷ lệ nhân viên, tổng số nhân viên theo phòng ban / chức danh, thống kê chấm công của nhân viên, báo cáo bảng lương hàng tháng, trạng thái dự án và nhiệm vụ hay thống kê tài chính, hóa đơn của doanh nghiệp. Với cái nhìn tổng quan qua từng chỉ số đo lường như vậy, ban giám đốc và ban quản lý sẽ dễ dàng quản lý nhân sự cũng như đánh giá hiệu suất công việc chung.

4.2. Nhân viên

Trong phần nhân sự, mọi thông tin liên quan đến nhân sự như quản lý ca làm việc, vai trò & đặc quyền nhân viên (admin, nhân viên), danh sách nhân viên chính thức (tên, chức danh, số điện thoại, giới tính,…) và nhân viên nghỉ việc (nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản,…) đều được lưu trữ trên 1 nền tảng. Điều này giúp nhà quản lý có thể:

• Số hóa và lưu trữ toàn bộ dữ liệu hồ sơ nhân sự, quản lý thông tin đa chiều trên từng nhân viên. 
• Dễ dàng theo dõi nắm bắt tình hình biến động nhân sự: đang làm việc, đã nghỉ việc,…

4.3. Tổ chức

Tổ chức là khu vực lưu trữ mọi thông tin liên quan đến phòng ban, chức danh, chính sách nhân sự, thông báo nội bộ và sơ đồ tổ chức doanh nghiệp. Với những thông tin này, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý nhân sự theo từng phòng ban, từng chức danh nhằm đem lại hiệu quả công việc. Hơn nữa, ban giám đốc sẽ có cái nhìn bao quát và bộ máy vận hành doanh nghiệp, tự động điều chỉnh, phân phối lại bộ máy khi có quyết định cải thiện hay mở rộng quy mô doanh nghiệp.  

4.4. Chấm công

Với chức năng chấm công, nhân viên có thể chấm công trực tiếp trên hệ thống thay vì phải đến chấm công trực tiếp qua máy chấm công tại văn phòng. Đây được coi là một tính năng vô cùng hữu ích giúp nhân viên chủ động chấm công và theo dõi bảng chấm công của mình thường xuyên và phản hồi khi có sai sót dễ dàng. Điều này không chỉ gia tăng được mức độ hài lòng của nhân viên khi chấm công chủ động và minh bạch mà còn thuận lợi khi họ làm việc từ xa như trong tình hình dịch bệnh hiện nay.

Bên cạnh đó, nhà quản lý có thể theo dõi trực tiếp trạng thái chấm công của từng nhân viên thông qua báo cáo hàng tháng và chủ động thêm / sửa bảng chấm công khi có phản hồi từ nhân viên. Công việc quản lý chấm công trực tuyến này giúp nhà quản lý tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức so với cách chấm công thủ công trước đây.

Một tính năng hữu ích khác trong phần nhân viên chính là “Yêu cầu làm thêm giờ” giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi danh sách nhân viên có nhu cầu làm thêm giờ và duyệt yêu cầu khi có quyết định từ lãnh đạo.

4.5. Tài chính

Trong phần tài chính, các thông tin liên quan đến tài chính doanh nghiệp như thông tin tài khoản, đặt cọc, chi phí hay giao dịch đều được lưu trữ với tính bảo mật cao, giúp bộ phận kế toán, tài chính quản lý được nguồn tài chính của doanh nghiệp.

4.6. Bảng lương

Bảng lương là khu vực quản lý các thông tin liên quan đến bảng lương từng nhân sự (loại phiếu lương, mức lương, trạng thái thanh toán, khoản trợ cấp,…) giúp nhân viên chủ động theo dõi thông tin lương khi tới kỳ thanh toán. 

Với công thức tính lương được thiết lập sẵn dựa trên quy định của doanh nghiệp, tình trạng tính sai lương, bỏ sót số liệu, nhập sai số liệu như cách tính lương qua Excel trước đây giảm đi đáng kể. Trong trường hợp ngoại lệ, với tính năng lưu trữ lịch sử phiếu lương, nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu, chỉnh sửa thông tin bảng lương khi nhân viên phản hồi.

Chức năng “Yêu cầu tạm ứng lương” hay “Yêu cầu khoản vay” là khu vực giúp nhân viên ứng tiền sử dụng cho việc cá nhân hay thậm chí là sử dụng lệnh vay tiền cho các trường hợp cần dùng khẩn cấp nhanh chóng và thuận tiện.

4.7. Quản lý kho

Tại phần quản lý kho, doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ các thông tin liên quan đến: 

• Nhà kho (tên, số điện thoại, địa chỉ).
• Sản phẩm (sản phẩm hết hạn, sản phẩm hết hàng, thuế sản phẩm, danh mục sản phẩm).
• Nhà cung cấp (tên, số điện thoại, địa chỉ).
• Danh sách mua hàng; đơn đặt hàng (đã trả tiền, chưa thanh toán, đã đóng gói, đã giao, đã hủy, báo giá). 

Các thông tin này đều được thu thập và lưu trữ theo các trường thông tin có sẵn, giúp nhà quản lý dễ dàng quản lý, theo dõi tình trạng nhà kho, số lượng sản phẩm, tình trạng đơn hàng,… và yêu cầu nhập hàng khi hết hàng, yêu cầu thanh toán khi đến kỳ hạn hay yêu cầu chuyển hàng khi sản phẩm chưa được xuất kho.

4.8. Dự án và nhiệm vụ

Trên phần mềm HRM Mobi, mỗi dự án đều lưu trữ các thông số liên quan đến tổng số các dự án, tình trạng hoàn thành các dự án với hình thức theo dõi tiến độ dự án là Lịch và Bảng Kanban, giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất công việc và thay đổi chiến thuật thực hiện dự án khi cần thiết.

Với mỗi dự án lớn, các nhiệm vụ nhỏ cũng được chia ra theo danh sách các nhiệm vụ, tình trạng hoàn thành công việc và bảng biểu thể hiện tiến độ công việc, giúp nhân viên theo dõi nhiệm vụ dễ dàng và nâng cao hiệu suất làm việc khi nhiệm vụ sắp hết hạn.

4.9. Quản lý khách hàng

Danh sách những người mua hàng, đặt mua sản phẩm đều được thu thập và lưu trữ trên hệ thống, giúp nhà quản lý lưu trữ và đồng bộ thông tin khách hàng (Tên, giới tính, địa chỉ liên hệ, trạng thái hoạt động) và lấy sử dụng khi cần thiết thay vì phải tìm lại thông tin trên giấy tờ như trước đây.

4.10. Khách hàng tiềm năng

Trong tổng số tất cả các khách hàng, khách hàng tiềm năng được phân loại dựa trên mức độ ảnh hưởng của khách hàng đó đối với hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp (mua hàng trên 1 lần, đã thanh toán hóa đơn,…). 

Hệ thống HRM Mobi hỗ trợ nhà quản lý lưu trữ và đồng bộ thông tin của các nhóm khách hàng theo các trường đã được thiết lập sẵn như: tên, giới tính, địa chỉ liên hệ, trạng thái khách hàng (Khách hàng / Khách hàng tiềm năng). Như vậy, doanh nghiệp có thể tập trung chăm sóc và nuôi dưỡng đúng đối tượng thay vì quản lý toàn bộ danh sách khách hàng (trong đó có khách hàng đã ngừng hợp tác).

4.11. Hiệu suất (PMS)

Hiệu suất và một chức năng không thể thiếu đối với mọi phần mềm quản lý nhân sự. Đây là nơi để ban giám đốc cũng như cấp quản lý đưa ra các chỉ số KPI, thẩm định (KPA) và lấy đó làm cơ sở để theo dõi tiến độ cũng như đánh giá năng lực xử lý công việc của từng nhân viên. Như vậy, nhà quản lý có thể hoạch định nhân sự và xây dựng mục tiêu phát triển dựa trên chỉ số đánh giá so với mức độ hoàn thành công việc của mỗi nhân viên.

4.12. Tuyển dụng (ATS)

Một chức năng không thể thiếu trong một sản phẩm HRM chính là tuyển dụng. Thay vì tuyển dụng theo cách thủ công như phát tờ rơi, đăng tin tuyển dụng trên mạng xã hội, thu thập và lưu trữ hồ sơ tuyển dụng trực tiếp khi ứng viên đến phỏng vấn,… HRM Mobi hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập một quy trình tuyển dụng khép kín bao gồm: 

• Nhà quản lý nhập thông tin tuyển dụng (vị trí, mô tả công việc,…) được kết nối trực tiếp tới trang tuyển dụng của doanh nghiệp giúp ứng viên tìm kiếm việc làm thuận tiện và nhanh chóng.
• Sau khi ứng tuyển vào vị trí phù hợp, các thông tin liên quan đến ứng viên (chức danh, họ và tên, địa chỉ liên hệ, trạng thái ứng tuyển, CV ứng viên, ngày đăng ký tuyển dụng) được thu thập và lưu trữ trên hệ thống.
• Khi lọc ra những ứng viên tiềm năng, danh sách phỏng vấn sẽ được thiết lập thông qua các trường thông tin như tên ứng viên được chọn, chức danh, địa điểm / thời gian phỏng vấn,… giúp nhà quản lý có thể thông báo lịch phỏng vấn tới ứng viên nhanh chóng.
• Bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng là lưu trữ danh sách ứng tuyển viên sau khi buổi phỏng vấn kết thúc. Trong khu vực này, các thông tin như Tên nhân viên, tên việc làm, người phỏng vấn, ngày ứng tuyển, nhận xét của nhà tuyển dụng đều được thu thập và lưu trữ trên hệ thống, giúp nhà quản lý nắm được tình trạng tuyển dụng chính xác.

4.13. Đề xuất

Trong phần đề xuất, danh sách các yêu cầu như xin nghỉ phép, xin bù công, ứng lương,… được lưu trữ và đồng bộ trên hệ thống sau khi nhân viên tạo đề xuất. Điều này giúp doanh nghiệp giảm tải thời gian in ấn và xử lý các trường hợp hành chính của nhân sự trên giấy tờ như trước đây.

Hơn nữa, dựa trên quy định của doanh nghiệp, nhà quản lý dễ dàng phê duyệt đề xuất của từng nhân viên trực tiếp trên hệ thống theo mức độ ưu tiên, từ đó tạo được tính minh bạch và công bằng.

4.14. Hóa đơn và dự toán

Với chức năng dự toán và hóa đơn, nhà quản lý có thể theo dõi được tính trạng thanh toán của từng khách hàng, từng đơn hàng theo thời gian dự toán cụ thể, lấy đó làm cơ sở để nhắc lịch thanh toán, lịch gia hạn cho những khách hàng chuẩn bị đến thời kỳ thanh toán.

Trên đây là bài viết giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự HRM Mobi cho doanh nghiệp doanh nghiệp trong quy trình quản trị. HUB platform luôn sẵn sàng cải thiện và nâng cấp sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu tối ưu vận hành bộ máy nhân sự cho doanh nghiệp của bạn. Liên hệ hotline 082.360.1616 hoặc đăng ký tư vấn theo form bên dưới bài viết để được tư vấn, hỗ trợ lắp đặt sản phẩm ngay hôm nay.

>>>> Đọc thêm: 

Bài học thành công khi ứng dụng giải pháp quản lý nhân sự HRM Mobi tại HQ Group

Bạn có muốn dùng thử miễn phí phần mềm HRM Mobi?