“Nhân sự” được coi là “linh hồn” của doanh nghiệp. Chính vì vậy, bài toán quản lý nhân sự hiệu quả luôn là thách thức lớn đối với các nhà quản lý nhân sự. Kiểm tra chấm công thủ công; tính lương thường xuyên xảy ra sai sót; đồng bộ giấy tờ, sổ sách “bằng tay”. Và còn nhiều vấn đề khác nảy sinh khi doanh nghiệp quản lý nhân sự theo phương pháp truyền thống.

Công ty Cổ phần Truyền Thông và Dịch Vụ HQ Group cũng là một trong đa số doanh nghiệp phải đối mặt với thách thức nêu trên cho đến khi ứng dụng thành công HRM Mobi – công cụ hỗ trợ quản lý nhân sự 4.0. 

HQ Group đã nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự như thế nào? HRM Mobi có thực sự là giải pháp quản lý nhân sự tối ưu nhất? Cùng Hub-JS tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

1. Thực trạng quản lý nhân sự tại HQ Group trước khi ứng dụng giải pháp công nghệ 

1.1. Mất nhiều thời gian và nguồn lực khi chấm công và tính lương

Hàng tháng, phòng nhân sự tại HQ Group thường xuyên theo dõi nhiệm vụ chấm công của hơn 100 nhân viên rồi lấy đó làm cơ sở để báo cáo lương/thưởng cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Công việc này được thực hiện hoàn toàn theo cách thủ công khiến đội ngũ nhân sự phải bỏ ra rất nhiều thời gian và nguồn lực để nhập liệu. Hơn nữa, bảng lương sau khi rà soát hay gặp lỗi do nhập sai hoặc bỏ sót số liệu.

1.2. Khó đồng bộ quy trình tuyển dụng

Đăng tin tuyển dụng, thông báo thời gian phỏng vấn, gửi email xác nhận trúng tuyển,… tất cả các công việc trong quá trình tuyển dụng đều được thực hiện “bằng tay” trên file excel. Điều này khiến người tìm việc khó khăn khi phản hồi lại thông tin tuyển dụng và bộ phận nhân sự cần nhiều nguồn lực để lọc ra hồ sơ phù hợp. Ngoài ra, sau các buổi phỏng vấn, bộ phận nhân sự hợp nhất thông tin ứng viên và kết quả tuyển dụng cho Giám đốc nhân sự khiến quá trình tuyển dụng tốn khá nhiều thời gian.

1.3. Thiếu tính linh hoạt khi kiểm soát tài chính 

Các khoản chi tiêu (thanh toán tiền lương nhân viên, thanh toán đồ dùng văn phòng, đặt cơm trưa,…) hay các khoản thu từ khách hàng (thanh toán đơn hàng, giao dịch,…) đều được duyệt chi đơn lẻ, lưu dữ liệu trên excel, dẫn đến thiếu những ghi chú cần thiết và giảm tỷ lệ chính xác khi nhà quản lý muốn đồng bộ và báo cáo tài chính hàng tháng.

1.4. Không thể đánh giá hiệu suất nhân viên chính xác

Thông thường, nhà quản lý sẽ đồng bộ và kiểm soát tiến độ công việc thủ công trên excel. Bởi vậy, họ rất khó theo dõi tiến độ công việc của nhân viên chính xác nếu như không thường xuyên cập nhật tiến độ. Do đó, việc đánh giá hiệu suất tổng thể cuối kỳ cũng bị ảnh hưởng.

2. Bước ngoặt về quản lý nhân sự với HRM Mobi trong thời đại số

Sau một thời gian vận hành quản lý nhân sự thủ công, nhà quản lý HQ Group nhận thấy có rất nhiều vấn đề nảy sinh dẫn đến hiệu quả quản lý không cao. Chính vì vậy, điều HQ Group cần lúc này là tìm kiếm một công cụ giúp giải quyết bài toán nhân sự hiệu quả. 

Với việc ứng dụng kịp thời, đúng lúc giải pháp quản lý nhân sự thông minh HRM Mobi, HQ Group đã loại bỏ hoàn toàn mọi thách thức trong quy trình quản lý nhân sự:

2.1. Quản lý chấm công – lương, thưởng

   2.1.1. Quản lý chấm công

Với hệ thống HRM Mobi, nhân viên hoàn toàn có thể chấm công theo 2 cách: chấm công trực tuyến trên phần mềm hoặc chấm công trực tiếp tại máy chấm công đã kết nối tự động với phần mềm quản lý trước đó. Như vậy, nhân viên có thể chấm công linh hoạt, đặc biệt trong những trường hợp cần chấm công từ xa trong giai đoạn dịch bệnh như hiện nay.

   2.1.2. Quản lý lương thưởng 

• Tăng độ tin cậy

Khi sử dụng HRM Mobi, những hành động như chấm công, bù công, xin nghỉ phép, hay duyệt bảng lương,… đều được thực hiện ngay trên phần mềm, giúp nhà quản lý nhân sự dễ dàng điều chỉnh khi có vấn đề phát sinh hay tổng hợp số liệu nhanh chóng theo từng tháng, từng quý. Tương tự, nhân viên có thể tự kiểm tra bảng lương của mình và phản hồi với bộ phận nhân sự nếu có sai sót một cách nhanh chóng, dễ dàng và hoàn toàn trực tuyến.

• Bảo mật dữ liệu

Bảo mật dữ liệu nhân sự là yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là dữ liệu bảng lương. Trong danh sách tính lương chứa nhiều thông tin cá nhân của nhân viên cần được bảo vệ như địa chỉ gửi thư, ngày tháng năm sinh, số an sinh xã hội, tài khoản ngân hàng, mức thu nhập, tiền thưởng,… Nhờ HRM Mobi, nhà quản lý hoàn toàn có thể đảm bảo những thông tin trên luôn được bảo mật an toàn. Không ai có thể chỉnh sửa/xóa/sao chép dữ liệu mật này nếu không được phê duyệt quyền truy cập từ chủ quản lý.

• Dễ dàng quản lý bảng lương

HRM Mobi cho phép nhà quản lý triển khai công việc quản lý lương, thưởng vô cùng dễ dàng. Không chỉ là nơi lưu trữ thông tin chi tiết về bảng lương của từng nhân viên, nhà quản lý có thể truy cập lịch sử phiếu lương khi có phản hồi từ nhân viên, từ đó có thể chỉnh sửa linh hoạt khi có vấn đề nảy sinh.

Tương tự, nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra thông tin bảng lương, chủ động đối chiếu, phản hồi ngay trên ứng dụng, tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức.

Ngoài ra, HRM Mobi cung cấp tính năng tạm ứng lương nhằm hỗ trợ nhân viên ứng tiền sử dụng cho việc cá nhân hay thậm chí là sử dụng lệnh vay tiền cho các trường hợp cần dùng khẩn cấp.

2.2. Quản lý tuyển dụng

• Tìm kiếm nhân tài dễ dàng hơn

Với chức năng tuyển dụng (Applicant Tracking System) được thiết lập trong HRM Mobi, quy trình tuyển dụng trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết. Hệ thống này giúp nhà tuyển dụng phân loại, lựa chọn ứng viên tiềm năng một cách dễ dàng. Ngoài ra, nhà tuyển dụng có thể trực tiếp đặt lịch phỏng vấn (thời gian, địa điểm phỏng vấn) sau khi tìm thấy ứng viên đáp ứng yêu cầu tuyển dụng.

Một tính năng tuyệt vời khác của HRM Mobi là lưu trữ các thông tin của ứng viên. Giả dụ CV của ứng viên không được đáp ứng được nhu cầu công việc hiện tại nhưng tất cả hồ sơ liên quan vẫn được lưu lại và có thể ứng viên sẽ được mời phỏng vấn lần hai trong tương lai khi doanh nghiệp xét lại hồ sơ. Điều này cung cấp cho công ty một nguồn thông tin ứng viên dồi dào, cho phép họ xem lại và đánh giá hồ sơ ứng viên dễ dàng.

• Tối ưu trải nghiệm của ứng viên

HRM Mobi có chức năng kết nối với trang tuyển dụng nhanh chóng. Ứng viên có thể tìm hiểu chi tiết yêu cầu công việc qua mục thông tin tuyển dụng, điền form đăng ký tuyển dụng, chọn nộp CV khi họ cảm thấy đó là công việc phù hợp. Sau vòng loại hồ sơ, thư mời phỏng vấn sẽ được gửi qua email cho các ứng viên (thời gian, địa điểm),… Quy trình tuyển dụng sẽ được thực hiện tự động, liền mạch như vậy cho đến khi ứng viên được tuyển vào làm việc. Bằng cách này, HQ Group có thể đảm bảo rằng nhà tuyển dụng và người tìm việc luôn được kết nối chặt chẽ với nhau. 

2.3. Quản lý tài chính

Phần mềm quản trị nhân sự HRM Mobi còn là một công cụ tuyệt vời để cập nhật và đồng bộ dữ liệu tài chính của doanh nghiệp. Các thông tin liên quan đến tài khoản doanh nghiệp (Tên chủ tài khoản, Số dư ban đầu, Số tài khoản, Mã hành chính, Chi nhánh ngân hàng) đều được lưu trữ tại đây nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu dễ dàng. Ngoài ra, hệ thống còn ghi nhận những khoản tiền như Đặt cọc, Chi phí, Giao dịch của doanh nghiệp,… giúp nhà quản lý thống kê chi tiêu định kỳ vô cùng nhanh gọn và chính xác.

2.4. Quản lý nhân sự

• Tiết kiệm chi phí tuyển dụng 

Từ khi có HRM Mobi trong tay, thay vì phải tuyển nhiều nhà quản lý để kiểm soát những đầu việc khác nhau, giờ đây, mọi công việc tại HQ Group được bàn giao, thực hiện và đồng bộ tự động, đảm bảo hiệu quả và tăng năng suất công việc. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được từ 3-5% chi phí nhân sự. Đồng thời, doanh nghiệp có thể đóng gói các thủ tục hành chính và tiết kiệm thời gian xử lý giấy tờ, hồ sơ liên quan.

• Bảo mật dữ liệu quan trọng

Nếu như trước đây, mọi thông tin liên quan đến nhân sự hay tài liệu của công ty đều được quản lý dựa trên giấy tờ thì hiện nay, HQ Group sử dụng HRM Mobi làm cơ sở dữ liệu để lưu trữ và nắm bắt thông tin hiệu quả. Do đó, những rủi ro như đánh cắp dữ liệu, làm mất dữ liệu,… sẽ được loại trừ đến 98%.

• Đánh giá hiệu suất công việc

HRM Mobi sở hữu một tính năng tuyệt vời là đánh giá hiệu suất (PMS) giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự. Cụ thể, nhà quản lý đánh giá hiệu suất nhân viên dựa trên những chỉ số đã được thiết lập trước đó, chẳng hạn như KPI, KPA,… Nói cách khác, tính năng PMS đưa ra cái nhìn tổng quan về tiến độ hoàn thành các mục tiêu của nhân viên.

Sau gần 2 năm ứng dụng HRM Mobi, HQ Group đã tăng trưởng nhân sự lên 200% so với cách quản lý truyền thống trước đây. Có thể nói, HRM Mobi chính là cánh tay phải đắc lực cho đội ngũ nhân sự và cấp quản lý tại HQ Group. Đây là một câu chuyện thành công đã được ghi nhận từ một khách hàng sử dụng HRM Mobi. Vậy còn bạn, khi nào bạn sẽ bắt đầu? Tìm hiểu về HRM Mobi ngay hôm nay và đưa ra quyết định cho chính mình bạn nhé.