Quản lý vận hành hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển. Đó là lý do tại sao một số doanh nghiệp luôn vận hành trơn tru và đạt được kết quả cao.

Bạn có thể đã quen với các nguyên tắc cơ bản của việc quản lý, nhưng làm thế nào để cải thiện quy trình và tối ưu hóa hoạt động? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ các bí quyết thực tiễn và các bước đơn giản, giúp bạn nâng cao hiệu quả quản lý vận hành một cách rõ rệt.

1. Quản lý vận hành là gì?

Quản lý vận hành là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và giám sát các hoạt động kinh doanh nhằm cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Nói cách khác, đây là việc đảm bảo mọi nguồn lực, từ nguyên liệu đến con người được sử dụng một cách hiệu quả để tạo ra giá trị tối đa.

Quản lý vận hành bao gồm những gì?

• Giao hàng đúng hạn: Đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng đúng thời điểm.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Giảm lãng phí và tối đa hóa hiệu quả sử dụng tài nguyên.
• Chất lượng nhất quán: Đảm bảo mọi sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn.
• Quy trình làm việc liền mạch: Tăng cường phối hợp giữa các phòng ban.
• Năng suất cao hơn: Hoàn thành nhiều công việc hơn với cùng nguồn lực.

Quản lý vận hành không bao gồm những gì?

Mặc dù quản lý vận hành đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng, nhưng nó chỉ tập trung vào việc sản xuất và cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Còn các trách nhiệm nằm ngoài phạm vi này sẽ không thuộc vai trò của quản lý vận hành:

• Định hướng chiến lược
• Phân tích thị trường
• Đầu tư phi hoạt động
• Xây dựng thương hiệu, tiếp thị
• Quản trị toàn công ty.

2. Những ví dụ ý nghĩa quản lý vận hành

Dưới đây là 9 ví dụ ý nghĩa của việc quản lý vận hành với 10 lĩnh vực khác nhau:

2.1. Chăm sóc sức khỏe

Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, giao tiếp chậm trễ hoặc sai lệch có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc điều trị bệnh nhân và làm tăng chi phí. Quản lý vận hành giúp đảm bảo bệnh nhân được chăm sóc đúng cách vào đúng thời điểm, đồng thời sử dụng nguồn lực hiệu quả. Điều này bao gồm việc phối hợp chăm sóc bệnh nhân trơn tru, giảm thời gian chờ đợi, và kiểm soát chi phí một cách hợp lý.

Bác sĩ, y tá và nhân viên y tế cần có khả năng chia sẻ thông tin nhanh chóng và chính xác để cung cấp dịch vụ chăm sóc bệnh nhân tốt nhất có thể. Nhiều bệnh viện đã ứng dụng công nghệ để cải thiện giao tiếp, giảm thời gian chờ đợi và giảm chi phí.

2.2. Sản xuất

Chậm trễ trong sản xuất hoặc vấn đề về chất lượng có thể khiến khách hàng rời bỏ và làm giảm doanh thu. Quản lý vận hành giúp đảm bảo sản xuất diễn ra suôn sẻ, phát hiện và khắc phục các vấn đề kịp thời, kiểm tra chất lượng và quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả. Điều này cần đảm bảo nguyên liệu được cung cấp đúng lúc, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều gây lãng phí. Khi sản xuất diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp sẽ giao hàng đúng hạn, giữ được khách hàng và tăng trưởng lợi nhuận.

2.3. Nhà hàng

Quản lý nhà hàng bao gồm nhiều công việc như chuẩn bị thực phẩm, quản lý hàng tồn kho, đảm bảo quy trình an toàn, duy trì vệ sinh và tối ưu hóa quy trình làm việc trong bếp. Quản lý vận hành giúp hợp lý hóa công việc trong bếp, đảm bảo chất lượng thực phẩm đồng đều và tối ưu hóa nhân sự trong giờ cao điểm.

Việc tập trung vào các báo cáo bán hàng hàng ngày và tạo ra quy trình làm việc có tổ chức hơn giúp họ cải thiện sự hài lòng của khách hàng mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn cho nhân viên của mình.

2.4. Công nghệ thông tin (CNTT)

Trong ngành công nghệ thông tin, thời gian gián đoạn hoặc phản hồi chậm có thể khiến công việc bị đình trệ và khách hàng không hài lòng. Vì khách hàng phụ thuộc vào dịch vụ công nghệ thông tin để duy trì hoạt động của mọi thứ từ trang web đến cơ sở dữ liệu khách hàng, quản lý vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp sự hỗ trợ ổn định và giải quyết vấn đề một cách chủ động.

Điều này có nghĩa là cần có đội ngũ kỹ thuật viên sẵn sàng xử lý sự cố, giám sát hệ thống công nghệ thông tin để phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và thu thập ý kiến từ khách hàng để cải thiện dịch vụ.

Khi xảy ra sự cố hoặc mất kết nối ngoài ý muốn, bộ phận quản lý vận hành công nghệ thông tin sẽ có các quy trình sẵn sàng để nhanh chóng khôi phục dịch vụ và giảm thiểu thời gian gián đoạn.

2.5 Bán lẻ

Quản lý vận hành bán lẻ giúp kiểm soát mọi yếu tố từ nhân sự, hàng tồn kho đến dịch vụ khách hàng, nhưng nếu không hiệu quả, có thể gây tổn hại đến doanh nghiệp. Với việc quản lý tốt, bạn có thể tối ưu hóa hoạt động trong cửa hàng, từ việc trưng bày sản phẩm đến cung cấp dịch vụ khách hàng, đồng thời thúc đẩy doanh thu. Lập lịch làm việc hợp lý cho nhân viên, đảm bảo đủ người phục vụ trong giờ cao điểm và tiết kiệm chi phí khi ít khách, cũng như phân tích dữ liệu bán hàng để tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và tồn kho.

2.6 Dịch vụ tài chính

Ngành tài chính bao gồm ngân hàng, công ty đầu tư và nhà cung cấp bảo hiểm, yêu cầu sự tin tưởng cao và một lỗi vận hành nhỏ có thể gây thiệt hại nghiêm trọng đến danh tiếng và tài chính. Quản lý vận hành trong lĩnh vực này nhằm bảo vệ thông tin và tiền của khách hàng, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và duy trì chất lượng dịch vụ. Quản lý vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập quy trình an toàn, hợp lý hóa giao dịch, và đảm bảo tuân thủ các quy định mới nhất để bảo vệ cả doanh nghiệp và khách hàng.

2.7 Thương mại điện tử

Hiện các nhà bán hàng trên sàn đang phải đối mặt với thách thức trong việc quản lý đơn hàng, hàng tồn kho và giao hàng trên nhiều nền tảng. Việc quản lý vận hành hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình, xử lý đơn hàng nhanh chóng, duy trì tồn kho chính xác và đảm bảo giao hàng đúng hạn. Như vậy họ sẽ có thời gian hỗ trợ khách hàng tốt hơn và thậm chí tiết kiệm chi phí.

2.8 Xây dựng

Các dự án xây dựng thường phải đối mặt với thời hạn gấp, sự chậm trễ và các quy định nghiêm ngặt, cùng với các chi phí không lường trước và xung đột lịch trình có thể ảnh hưởng đến tiến độ. Quản lý vận hành giúp duy trì dự án theo kế hoạch, sử dụng tài nguyên hiệu quả và kiểm tra chất lượng thường xuyên. Việc cân nhắc ngân sách, lịch trình và tuân thủ quy định là rất quan trọng, bao gồm việc tạo mốc thời gian thực tế, xác định chi phí và cập nhật yêu cầu pháp lý.  Ban quản lý vận hành đảm bảo các tiêu chuẩn này được duy trì, giúp dự án hoàn thành đúng hạn và trong phạm vi ngân sách.

2.9 Vận chuyển

Một doanh nghiệp vận tải thành công cần có chiến lược hoạt động tốt để giải quyết tình trạng chậm trễ, kém hiệu quả về tuyến đường và hỏng xe. Quản lý vận hành điều phối hậu cần để giao hàng đúng hạn, lập kế hoạch tuyến đường cho xe và thiết lập lịch trình bảo trì để giảm thiểu sự chậm trễ, lãng phí nhiên liệu và sự cố đột ngột.

3. Vai trò của người quản lý vận hành là gì?

Quản lý vận hành là xương sống của một doanh nghiệp. Họ chịu trách nhiệm về những việc sau:

3.1 Quản lý hàng tồn kho

Người quản lý vận hành cần quản lý kho hàng để doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không bị tồn kho quá nhiều hoặc hết hàng. Để làm được như vậy, họ cần sử dụng hệ thống để theo dõi mức tồn kho, dự đoán nhu cầu trong tương lai và tổ chức nỗ lực bổ sung kho.

3.2 Quản lý nhân sự

Các nhà quản lý cần tuyển dụng đúng người và đào tạo chất lượng để xây dựng đội ngũ mạnh mẽ, sẵn sàng xử lý công việc và tình huống bất ngờ. Ngoài ra, họ góp phần duy trì môi trường làm việc tích cực bằng cách giải quyết các vấn đề nhân viên một cách nhanh chóng và công bằng, dù không phải chuyên gia nhân sự.

3.3 Kế hoạch giao hàng

Các nhà quản lý vận hành cần lên kế hoạch cẩn thận về lộ trình giao hàng và lên lịch giao hàng đúng hạn cho khách hàng. Nếu có vấn đề giao hàng đột xuất phát sinh, chẳng hạn như chậm trễ, đơn hàng sai hoặc hàng hóa bị hư hỏng, họ cần vào cuộc và giải quyết vấn đề để giúp ngăn ngừa chúng xảy ra lần nữa. Vai trò của họ ở đây là giúp đảm bảo trải nghiệm khách hàng suôn sẻ và xây dựng lòng tin của khách hàng.

3.4 Tối ưu hóa quy trình

Hãy coi các nhà quản lý vận hành như những thợ máy chuyên nghiệp — liên tục tinh chỉnh động cơ của một doanh nghiệp, ngay cả khi nó đã hoạt động tốt. Họ tiến hành đánh giá thường xuyên các quy trình làm việc hiện tại để xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn và tối ưu hóa các quy trình để có hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí.

4. 4 phương pháp quản lý vận hành tốt nhất

Dưới đây là 4 phương pháp quản lý vận hành tốt nhất mà chúng tôi đề xuất cho các bạn:

4.1 Tự động hóa các quy trình kinh doanh thường lệ

Vận hành doanh nghiệp hiệu quả là không cần làm mọi thứ thủ công. Tự động hóa quy trình với công nghệ như AI và rô-bốt giúp giảm lỗi, tối ưu hóa nhiệm vụ và tăng năng suất. Khoảng 89% doanh nghiệp phát triển nhờ tự động hóa, và AI dự kiến tăng năng suất nhân viên lên 40% vào năm 2035. Để đạt hiệu quả, hãy phân tích quy trình hiện tại và chọn các tác vụ lặp lại phù hợp để tự động hóa, như việc nhập dữ liệu và xử lý hóa đơn chẳng hạn.

4.2 Áp dụng cách tiếp cận lấy người tiêu dùng làm trung tâm

Mối quan hệ với khách hàng không kết thúc sau khi bán hàng xong. Thu thập phản hồi giúp bạn cải thiện và tùy chỉnh sản phẩm theo nhu cầu của họ. Nếu giao hàng chậm trễ gây bất mãn, hãy điều chỉnh quy trình giao hàng thì chúng ta sẽ có những hành động ngay để khắc phục những sự cố này.

4.3 Ưu tiên cải tiến liên tục

Làm sao để biết doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt như thế nào? Bắt đầu bằng cách thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để theo dõi hiệu suất hoạt động và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Một mẹo hay là thiết lập các KPI cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART).

Ngoài ra, hãy khuyến khích nhân viên đề xuất cải tiến dựa trên kinh nghiệm của họ. Vì nhân viên thường là những người trong lĩnh vực này nên hiểu biết sâu sắc của họ có thể có giá trị.

4.4 Xây dựng kênh liên lạc chặt chẽ giữa các phòng ban

Chúng ta đều biết tầm quan trọng của giao tiếp tại nơi làm việc. Trên thực tế, 26% nhà lãnh đạo tin rằng sự hợp tác kém giữa các phòng ban là thách thức lớn nhất trong quản lý doanh nghiệp.

Để xây dựng một hoạt động trơn tru, bạn cần các phòng ban có tinh thần hợp tác. Nhưng làm thế nào để bạn thực hiện điều đó giữa các phòng ban? Bằng cách ưu tiên giao tiếp rõ ràng và nhất quán.

Việc tổ chức các cuộc họp liên phòng ban thường xuyên và sử dụng các nền tảng cộng tác có thể giúp các phòng ban khác nhau của bạn chia sẻ thông tin, giải quyết vấn đề và thống nhất các mục tiêu của họ. Điều quan trọng không kém là khuyến khích văn hóa minh bạch và làm việc nhóm để thu hẹp các rào cản hoạt động.

Quản lý vận hành là nền tảng để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu dài hạn. Từ việc tối ưu hóa quy trình, sử dụng tài nguyên hiệu quả đến cải thiện trải nghiệm khách hàng, quản lý vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng và duy trì lợi thế cạnh tranh. Bằng cách áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại và công nghệ tự động hóa, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất, giảm chi phí và đảm bảo chất lượng. 

Dù bạn ở bất kỳ lĩnh vực nào, việc đầu tư vào quản lý vận hành chính là đầu tư vào sự phát triển bền vững và thành công trong tương lai.

Một hệ thống vận hành trơn tru không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững. HUB Platform mang đến giải pháp tối ưu, giúp bạn tự động hóa quy trình, cải thiện năng suất và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Đăng ký ngay để nhận tư vấn miễn phí từ chuyên gia!