HRM - quản trị nguồn nhân lực với sổ tay nhân sự

HRM Mobi Human Resource Management Quản trị nhân sự

HRM – quản trị nguồn nhân lực với sổ tay nhân sự

12/08/2021

Quản trị nguồn nhân lực (Human Resource Management) đóng vai trò then chốt trong sự thành công của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp quản lý tốt sẽ không lãng phí thời gian vào việc thực hiện các công việc liên quan đến nhân sự cơ bản và lặp đi lặp lại theo cách thủ công hay những quy trình phức tạp, tốn công sức. Do đó nhiều doanh nghiệp đã đầu tư vào hệ thống quản trị nguồn nhân lực (Phần mềm HRM), để nhanh chóng dễ dàng tự động hóa các hoạt động nhàm chán và tốn thời gian mà tập trung vào những hoạt động gia tăng giá trị hơn cho doanh nghiệp.

Nội dung

Phần mềm HRM là gì?

Phần mềm HRM là một nền tảng tích hợp, quản lý và tự động các quy trình nhân sự diễn ra thường xuyên trong một doanh nghiệp. Nền tảng này có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau bao gồm tổ chức và quản lý mọi thông tin về nhân sự và thông tin trong doanh nghiệp. Điều này giúp nhà quản trị, phòng nhân sự và nhân viên dễ dàng quản lý và truy cập thông tin.

Những tính năng quan trọng mà mọi phần mềm HRM cần có?

Tập trung dữ liệu nhân viên

du-lieu-nhan-vien-tap-trung — Quản lý dữ liệu tập trung

Vấn đề lớn nhất mà bộ phận nhân sự thường gặp khi quản lý dữ liệu trên bảng tính là phải tự thay đổi, chỉnh sửa và cập nhật thông tin liên tục. Các phần mềm bảng tính như Excel, hay Google Sheet không tập trung toàn bộ thông tin nhân sự mà cũng không thể tương tác hay tích hợp với các nền tảng ứng dụng khác. Do đó mỗi khi phải thay đổi dữ liệu trong một bảng tính, thì sẽ phải cập nhật, thay đổi thông tin thủ công trên các tài liệu, hệ thống và nền tảng khác sao cho đồng bộ thông tin. Đó thực sự là một thách thức lớn với các nhà quản lý để quản lý khi dữ liệu ngày càng lớn hơn và đảm bảo không để bất kỳ sai sót nào xảy ra.

Cơ sở dữ liệu nhân sự tập trung giúp giải quyết các vấn đề trên bằng cách tạo nên một nền tảng có thể kết nối dữ liệu thông tin lại với nhau thông qua phần mềm HRM. Mọi thông tin được tập hợp tại một nơi và được quản lý một cách có hệ thống sao cho khi thay đổi một thông tin thì mọi thứ sẽ tự động được cập nhật. Do đó, bạn sẽ không phải lo lắng về các vấn đề xung đột dữ liệu hay phải chỉnh sửa thủ công làm mất thời gian và công sức của đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp.

Nhân viên có quyền truy cập và tự quản lý thông tin cá nhân

quyen-truy-cap-ca-nhan — Phân quyền linh hoạt

Phần mềm HRM cho phép cung cấp những tài khoản đăng nhập riêng biệt cho từng nhân viên. Mọi nhân viên có quyền truy cập vào hệ thống HRM tùy vào vai trò trên hệ thống do nhà quản trị thiết lập. Trong nền tảng này, một nhân viên có thể truy cập vào hồ sơ thông tin của mình tại bất kỳ đâu với thiết bị có kết nối internet. Họ có thể tự chỉnh sửa hồ sơ của mình, xin nghỉ phép, xem xét những phúc lợi được hưởng, đề xuất các yêu cầu, theo dõi lịch đào tạo,… Nhiều nền tảng còn cung cấp ứng dụng cho phép người dùng truy cập trên cả nền tảng di động vì thế bạn hay nhân viên có thể truy cập hệ thống ở bất kỳ đâu.

Tự động quản lý thời gian làm việc của nhân viên

quan-ly-thoi-gian-lam-viec Quản lý thời gian làm việc

Việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên thực sự rất khó để đo lường và theo dõi. Đó là lý do vì sao phần mềm quản trị nhân sự lại cần thiết với doanh nghiệp. Quản lý xin nghỉ của nhân viên đơn giản, nhanh chóng và được cập nhật liên tục. Quản lý chấm công được kết nối thẳng với phần mềm chấm công giúp giảm đi 1 thao tác.

Báo cáo nhân sự thường xuyên nhờ công cụ HRM

Một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm HRM là khả năng tạo báo cáo. Từ các báo cáo về sự vắng mặt, thời gian làm việc của nhân viên, với tính năng báo cáo có thể giúp công ty tận dụng tối đa được dữ liệu và tiết kiệm thời gian.

>>>>> Đọc ngay: HRM Mobi – Giải pháp Chấm công hiệu quả khi làm việc tại nhà

Phần mềm HRM: Cải thiện sự hài lòng của nhân viên

Nhân viên thì luôn hoài nghi về việc công ty có thực sự đóng bảo hiểm cho họ không, các điều khoản hợp đồng ra sao, tiền lương, chế độ như thế nào?
Nhân sự mỗi khi tìm lại các đơn xin nghỉ của nhân viên là vô cùng khó khăn và mất thời gian, tại sao không có một công cụ mà chính nhân viên không phải viết lá đơn dài khi chỉ cần nghỉ phép nửa ngày hay xin về sớm?
Nhân viên muốn xem lại bảng chấm công cũng cần phải liên hệ với HR, rất mất thời gian của cả hai đầu.
Nhân sự lại không thể suốt ngày đi trả lời những câu hỏi như vậy cho hàng trăm nhân viên được, gây ra bán tín bất nghi, bất đồng nội bộ.

Việc số hóa toàn bộ dữ liệu nhân sự trên phần mềm HRM cho phép nhân viên chủ động theo dõi tất tần tật những dữ liệu cá nhân thông qua một tài khoản của riêng họ. Và một điều đương nhiên rằng, mọi nghi ngờ đã được giải quyết, sự hài lòng về doanh nghiệp sẽ kéo theo sự cống hiến hết mình của đội ngũ cán bộ, nhân viên.

>>>>> Tải ngay Ebook miễn phí tại đây: HRM – Quản trị nguồn nhân lực với sổ tay nhân sự 4.0

Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự

HRM-cai-thien-su-hai-long-nhan-vien — Cải thiện sự hài lòng của nhân viên

Khi lựa chọn phần mềm HRM, bạn nên cân nhắc một số yếu tố sau:

Trực quan, dễ dùng: Phần mềm dù được đánh giá tốt đến mấy nhưng thiếu trực quan, khó sử dụng, việc áp dụng vào doanh nghiệp sẽ như “đánh đố người sử dung”, thời gian làm quen với một phần mềm phức tạp sẽ lâu hơn, làm cho việc quản trị doanh nghiệp bị chững lại hoặc bị đảo lộn. Bởi không phải nhân sự nào cũng “nhanh nhạy” với công nghệ, phần mềm đặc biệt là bộ phận Back office và những nhân sự > 30 tuổi. Trường hợp phần mềm quá khó sử dụng, doanh nghiệp sẽ tốn chi phí, công sức và thời gian cho việc đào tạo trong khi chưa biết rõ được hiệu quả đối với doanh nghiệp của mình
Khả năng tích hợp: Trong quá trình trao đổi với doanh nghiệp về nhu cầu sử dụng phần mềm nhân sự, khá nhiều nhà quản lý quan tâm tới việc tích hợp. Bởi doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán A, muốn đồng bộ dữ liệu với phần mềm quản lý nhân sự. Đây cũng có thể là nhu cầu của doanh nghiệp bạn trong tương lai. Hãy cân nhắc yếu tố này khi lựa chọn phần mềm
Tùy chỉnh linh hoạt: Mỗi doanh nghiệp sẽ có mô hình, cách thức quản lý, khả năng ứng dụng phần mềm khác nhau do có sự khác nhau về ngành nghề hoạt động và quy mô nhân sự. Phần mềm quản lý nhân sự HRM mà bạn chọn cần có khả năng linh hoạt cấu hình được các trường thông tin.
Chi phí sử dụng hợp lý
Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt: Phần mềm HRM tốt cần đi kèm dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt. Tiếp nhận yêu cầu từ phía khách hàng nhanh chóng, thái độ tiếp cận vấn đề của nhân viên chuyên nghiệp.

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ trong quản lý nguồn nhân sự là một xu thế tất yếu để hội nhập, đặc biệt trong thời kỳ cách mạng công nghệ 4.0, vấn đề hiệu suất là yếu tố hàng đầu được quan tâm. Do đó, đòi hỏi doanh nghiệp cần triển khai sớm hệ thống HRM để tăng hiệu suất làm việc cho toàn đội ngũ, giúp nhân sự tập trung vào chuyên môn nhất định.

Bài viết từ đội ngũ chuyên gia của Hub-JS, cảm ơn bạn đã đón đọc.