Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý nhân sự. Các nhà quản lý luôn luôn tìm ra những cách thức mới nhằm cải thiện hiệu quả quản lý, thúc đẩy và tạo động lực về tinh thần và vật chất cho nhân viên. 

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có thêm những góc nhìn đa chiều hơn, Hub-JS mong muốn gửi tới doanh nghiệp 6 phương pháp hay nhất để tăng hiệu quả quản lý nhân sự.

1. Phương pháp tuyển đúng người

Tuyển dụng có chọn lọc cho phép doanh nghiệp thu hút nhân sự phù hợp. Các nhà quản lý nhân sự không thể thuê bất cứ nhân viên nào đăng ký ứng tuyển, hãy cố gắng lựa chọn những nhân viên phù hợp với vị trí đang trống và tìm người đặc biệt nhất trong số họ để đưa ra quyết định cuối cùng.

Các nhà quản lý nhân sự nên xây dựng một quy trình tuyển chọn có cấu trúc, đề ra những tiêu chí cố định và đảm bảo tính công bằng cho mọi ứng viên. Điều này bao gồm cả những yêu cầu về mặt pháp lý, các quy định nội bộ, thống nhất lực lượng lao động…Thông qua đó, các nhà quản lý nhân sự có thể tìm hiểu thêm về những hành vi của từng đối tượng nhân viên khác nhau nhằm nâng cao khả năng nhận thức về một ứng viên sáng giá.

Việc tuyển chọn đúng người có thể giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc đến cực đại. Các nghiên cứu đã chỉ ra sự khác biệt về hiệu suất có thể lên tới 400%, giữa một nhân viên có trình độ thấp với một nhân viên có trình độ cao. Vì vậy, tăng độ hấp dẫn trong những chương trình tuyển dụng sẽ là lợi thế cạnh tranh cao nhất cho các doanh nghiệp.

Ngoài ra, trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, có rất nhiều công cụ tuyển dụng khác nhau mà doanh nghiệp có thể sử dụng để đưa ra lựa chọn phù hợp, có thể trực tiếp theo dõi các chỉ số khác nhau để đánh giá mức độ hiệu quả của hình thức tuyển dụng, có thể kể đến HRM Mobi – một ví dụ về ứng dụng quản lý nhân sự chuyên nghiệp.  

Các hình thức tuyển chọn thưởng được sử dụng trong phỏng vấn bao gồm kiểm tra IQ, EQ, trắc nghiệm tính cách, đánh giá kiến thức và năng lực thông qua các tình huống giả định. Những đánh giá này nhằm khám phá:

• Khả năng: ứng viên có khả năng thực hiện công việc không? Có  đủ kiến thức chuyên môn phù hợp hay không? Có đủ thông minh để tiếp nhận công việc nhanh chóng hay không? 
• Kỹ năng: ứng viên có những kỹ năng gì và doanh nghiệp cần đào tạo thêm những kỹ năng gì? Có thái độ tốt để tham gia tích cực vào các lớp đào tạo kỹ năng của công ty hay không? Có mong muốn học hỏi nhiều kỹ năng không?
• Cam kết: liệu ứng viên đó có cam kết hoàn thành và chịu trách nhiệm về công việc của họ với doanh nghiệp hay không? Liệu có thể giữ chân ứng viên này sau khi kết thúc giai đoạn thử việc hay không? Liệu ứng viên có bắt kịp tốc độ và làm việc hiệu quả không?

2. Phương pháp quản lý công việc nhóm hiệu quả

Để đạt được mục tiêu thì làm việc nhóm được cho là vô cùng quan trọng, sự thành công của doanh nghiệp cũng tỉ lệ thuận với hiệu suất làm việc của các nhóm. 

Với những cá thể khác biệt, tư duy đa chiều, nhiều ý tưởng khác nhau, nhiều cách giải quyết khác nhau,… Chính điều này đã tạo nên sự kết hợp độc đáo, tạo ra những hoạt động mang lại ý nghĩa sâu sắc, đem về lợi ích và cùng chung tay tiến tới mục tiêu chung của công ty. 

Từ những cá thể giỏi nhất hình thành nên một đội ngũ xuất sắc, đa dạng về mặt nhận thức và vững vàng về mặt tâm lý. Làm việc nhóm hiệu quả tức là các thành viên trong nhóm có thể thoải mái thảo luận, phản bác các ý tưởng dưới thái độ tôn trọng lẫn nhau, tư duy mở và luôn hướng về mục tiêu tổng thể của công ty.

Một trong những nhiệm vụ chính của phòng ban nhân sự đó là tạo, nuôi dưỡng và thúc đẩy các nhóm làm việc với hiệu suất cao. Để làm được điều này, đội ngũ nhân sự cần đo lường hiệu suất làm việc của cả nhóm, khen thưởng những cá nhân/nhóm có thành tích nổi bật, kiểm soát chặt chẽ những hoạt động họp hành hay đào của các nhóm. Những điều này có thể nhờ đến sự trợ giúp của những ứng dụng phần mềm, giải pháp quản lý nhân sự tối ưu dành cho các nhà quản lý nhân sự. Điển hình có thể kể đến HRM Mobi, nắm chắc lịch họp, tối ưu các chương trình đào tạo, đo lường hiệu quả hiệu suất của nhân viên dựa vào các báo cáo tổng quan.

Ngoài ra, việc đánh giá tính cách cá nhân và đưa ra thông tin các thành viên, sẽ giúp mọi người trong nhóm có những hành xử và suy nghĩ phù hợp, tránh những câu chuyện tầm phào không đúng sự thật. Do đó, những người quản lý nhân sự là những người cần nắm chắc và thấu hiểu được hết nhân viên của mình, từ đó có những điều chỉnh phù hợp cho các hoạt động quản lý sau này.

Khuyến khích các nhóm hiểu suy nghĩ của các thành viên bên trong, tập trung nguồn lực để đạt được mục tiêu cuối cùng, các nhà quản lý nhân sự sẽ tạo điều kiện thuận lợi giúp xây dựng một tổ chức làm việc nhóm hiệu quả và đạt được nhiều thành công hơn – kết quả của việc tăng hiệu quả quản lý.

3. Phương pháp quản lý dựa trên hiệu suất để đưa ra những phần thưởng

Phần thưởng hay những chính sách bồi dưỡng là phương pháp hữu hiệu nhất trong việc tăng hiệu quả quản lý. 

Trước hết là về lương cơ bản, hãy tính toán mức lương phù hợp với hiệu quả làm việc cũng như mang lại sự hài lòng cho nhân viên. Bởi vì nhân viên chính là nòng cốt, là những người mang lại nhiều giá trị nhất trong sự phát triển đi lên của doanh nghiệp, nên các nhà quản lý nhân sự cần giữ chân họ bằng việc trả lương công bằng. Nếu không minh bạch và rõ ràng trong vấn đề này, doanh nghiệp sẽ nhận về những bất lợi tiềm ẩn. Với những nhân viên được đánh giá cao, có tinh thần trách nhiệm và giải quyết công việc tốt, chắc chắn mức lương của những nhân viên này sẽ trên mức trung bình.

Ngoài lương cơ bản, phải kể đến những bồi dưỡng về tài chính và những phúc lợi mà nhân viên sẽ nhận được trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Các nhà quản lý nhân sự cần nghiên cứu và phân tích thị trường để theo dõi biểu đồ xu hướng về mong muốn của nhân viên. Hiểu được những quan tâm của nhân viên, doanh nghiệp có thể đề ra những hạng mục bồi dưỡng mang lại lợi ích cho cả hai bên.

Một mẹo nhỏ trong quá trình đề xuất mức lương cơ bản, nhà quản lý nhân sự có thể thương lượng mức lương thấp hơn nhu cầu của nhân viên, nhưng đề ra nhiều những lợi ích đi kèm bao gồm những kỳ nghỉ miễn phí, những chương trình đào tạo chuyên nghiệp hay những chính sách hấp dẫn dành cho gia đình và người thân…

Tiếp theo là những phần thưởng dựa trên hiệu suất làm việc. Những phần thưởng này có nhiều loại khác nhau, có thể dành cho cá nhân hoặc dành cho đội nhóm có hiệu suất công việc cao nhất. Hình thức thưởng này mang lại cho nhân viên cảm giác được công nhận, được chiến thắng và tự tin với những đóng góp của họ trong thời gian làm việc tại công ty. Kết quả là nhân viên trở nên tin tưởng hơn, rằng những đóng góp của họ đã được công ty chú ý đến, thúc đẩy nhân viên có thêm động lực để làm việc ngày một hiệu quả hơn.

4. Phương pháp đào tạo các kỹ năng liên quan

Thực tế cho thấy rằng, nhiều nhân viên đánh giá thấp về các chương trình đào tạo của doanh nghiệp. Bao gồm đầu tư quá ít thời gian, nội dung chương trình chưa mang tính khách quan, đa chiều, thời lượng quá dài nhưng chất lượng lại không cao, ngân sách bỏ ra khá nhiều nhưng những giá trị mà nhân viên nhận lại thì ít… 

Vấn đề này thôi thúc những nhà quản lý nhân sự cần một sự nghiên cứu có chiều sâu sau quá trình tuyển dụng, để đảm bảo nhân việc có được những trải nghiệm tuyệt vời tại doanh nghiệp, giữ chân nhân viên một cách tối đa và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên.

Hơn thế, với tốc độ tăng trưởng nhanh chóng trong lĩnh vực công nghệ, các nhà quản lý nhân sự cũng cần đi đầu trong việc thích ứng với những phần mềm tiên tiến, hiện đại. Luôn trau dồi, học hỏi cũng như cập nhật thị trường để phát triển hơn mỗi ngày.

Do đó, câu hỏi đặt ra là “làm thế nào để các nhà quản lý nhân sự có thể tạo ra những chương trình đào tạo cho doanh nghiệp mà trong đó tốc độ học tập của nhân viên song song với tốc độ thay đổi của thị trường?” Giải quyết câu hỏi này, doanh nghiệp có thể cân nhắc đầu tư và hình thức đào tạo các kỹ năng cho nhân viên bao gồm cả kỹ năng nghiệp vụ và những kỹ năng mềm. Ngoài ra, việc xây dựng tính chủ động học tập của nhân viên cũng đóng vai trò quan trọng. Vì nhờ có internet, nhân viên có thể học bất cứ thứ gì, bất kể ở đâu và khi nào.

Đây là một phần của quy tắc 70 | 20 | 10, một gợi ý nhỏ từ Hub-JS dành cho các nhà quản lý nhân sự:

• 70% việc học là từ việc làm các bài tập khó
• 20% việc học là từ các mối quan hệ 
• 10% việc học là từ các khóa học và đào tạo chính thức

Với thế hệ Gen Z, những nhân viên trẻ năng động, nhiều huyết và máu lửa, luôn khao khát được đào tạo, được học tập liên tục, họ đánh giá việc chủ động học tập cao hơn gấp đôi so với những thế hệ trước đó. Chính vì tinh thần tích cực tìm kiếm cơ hội và coi việc học tập, đào tạo là cơ hội để phát triển nghề nghiệp. Kết quả là, việc đào tạo là một trong môi trường doanh nghiệp vừa và nhỏ cần có sự đầu tư và chuẩn bị kỹ lưỡng hơn. 

5. Phương pháp tạo ra quyền dân chủ và sự bình đẳng

Bình đẳng và dân chủ là những nguyên tắc cần có trong quản lý nhân sự hiệu quả. Như đã nói phía trên, nhân viên được coi là nòng cốt của doanh nghiệp, mỗi nhân viên đều có những giá trị ngang nhau và cần được đối xử công bằng. Các nhà quản lý không nên tập trung quá nhiều vào những nhân viên tốt, giao cho họ nhiều chức năng cũng như tăng số lượng công việc của họ lên, mà còn phải tập trung nhiều hơn đến những nhân viên chưa đạt hiệu suất cao, tạo động lực làm việc cho họ, nhằm mang lại sự thành công vượt bậc cho doanh nghiệp. 

Để thực hiện quyền bình đẳng, doanh nghiệp có thể cân nhắc may đồng phục công ty, đưa ra những quyền lợi nghỉ ốm, nghỉ lễ tương tự dành cho toàn bộ nhân viên. Bên cạnh đó, để đạt được tinh thần dân chủ, các nhân viên có quyền nói lên những tâm tư và suy nghĩ của họ, được trao quyền tự chủ trong công việc nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả đạt được mang lại lợi ích cho công ty. Các nhân viên giao tiếp có chừng mực, dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau, chia sẻ và thảo luận ý tưởng một cách tự chủ và không gây ra tranh chấp.

6. Phương pháp chia sẻ thông tin rõ ràng mạch lạc và đúng người

Quản lý nhân sự hiệu quả là khi thông tin được phân cấp cũng như truyền tải đúng người một cách rõ ràng nhất.

Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ phải vật lộn với vấn đề này: “Làm thế nào để biết nhân viên đã hiểu rõ những thông tin gì, để từ đó cân nhắc có nên tiếp tục cuộc trò chuyện hay dừng lại để giải quyết các thắc mắc của nhân viên?”

Hub-JS xin gửi tới doanh nghiệp 2 lý do tại sao việc chia sẻ thông tin lại quan trọng:

• Thứ nhất: giao tiếp cởi mở, tự do thảo luận về các chiến lược, ý tưởng hay những hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của công ty, sẽ tạo cho nhân viên sự tin tưởng và thoải mái trao đổi. Từ đó khuyến khích nhân viên lắng nghe hiệu quả, phản biện hợp lý và tránh những đánh giá tiêu cực.
• Thứ hai: trước khi chia sẻ ý tưởng hay những góp ý của một nhân viên nào đó, hãy đảm bảo các nhân viên còn lại hiểu được những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp (hiểu được hoàn cảnh và mấu chốt của vấn đề đang được đề cập tới).

Một điều đáng chú ý khác là những thông tin liên quan đến doanh nghiệp cần được cập nhật thường xuyên để nhân viên nắm rõ, bởi vì họ có quyền được biết về những bước tiến mới trong sự phát triển của doanh nghiệp, cũng như tham gia đóng góp vào những quyết định lớn của công ty.

Với 6 phương pháp quản lý trên, Hub-JS hy vọng rằng những doanh nghiệp vừa và nhỏ có thêm những cân nhắc để quản lý nhân sự hiệu quả, tăng mức độ thành công trong những dự án tương lai còn đang ấp ủ.