Quản trị nguồn nhân lực (Human Resource Management) đóng vai trò then chốt trong sự thành công của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp quản trị nhân sự tốt sẽ không lãng phí thời gian vào việc thực hiện các công việc liên quan đến nhân sự cơ bản và lặp đi lặp lại theo cách thủ công hay những quy trình phức tạp, tốn công sức. Do đó nhiều doanh nghiệp đã đầu tư vào hệ thống quản trị nguồn nhân lực (Phần mềm HRM), để nhanh chóng dễ dàng tự động hóa các hoạt động nhàm chán và tốn thời gian mà tập trung vào những hoạt động gia tăng giá trị hơn cho doanh nghiệp.

Phần mềm HRM là một nền tảng tích hợp, quản lý và tự động các quy trình nhân sự diễn ra thường xuyên trong một doanh nghiệp. Nền tảng này có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau bao gồm tổ chức và quản lý mọi thông tin về nhân sự và thông tin trong doanh nghiệp. Điều này giúp nhà quản trị, phòng nhân sự và nhân viên dễ dàng quản lý và truy cập thông tin. Một phần mềm HRM hiệu quả, thường sẽ được các nhà quản lý cân nhắc những tính năng cốt lõi sau:

1. Quản lý tài chính nội bộ

Các nhà quản trị nhân sự luôn gặp các vấn đề rắc rối trong:

• Quản lý các danh mục tài khoản nội bộ công ty
• Tìm kiếm và thống kê số lượng các tài khoản ngân hàng của công ty.
• Rà soát lại những giao dịch trước đây của công ty, kiểm tra lại những người đã thanh toán đặt cọc, chưa thanh toán đặt cọc
• Đánh giá độ tin cậy của những thông tin tài chính trong quá khứ với vô vàn những giấy tờ sao kê dày cộp.

Chính vì lẽ đó, các phần mềm HRM ra đời giúp các nhà quản trị nhân sự sắp xếp giấy tờ theo hệ thống, truy suất và tìm kiếm thông tin dễ dàng, nhanh gọn. Liệt kê toàn bộ số tài khoản, tên chủ tài khoản mà công ty đang nắm giữ. Các phần mềm này còn có chức năng cho phép doanh nghiệp biết chính xác các tài khoản đó được thanh toán theo hình thức nào, thuận lợi cho việc kiểm tra và đánh giá sau này.

Với các phần mềm HRM hiện nay, có thể kể đến HRM Mobi của HUB platform, xử lý các tài khoản ngân hàng theo một hệ thống quy chuẩn. mô tả đầy đủ các thông tin giao dịch, tên tài khoản, loại thanh toán, các tham khảo nếu có và số tiền thanh toán. Từ đây, các nhà quản lý sẽ dành không mất nhiều thời gian cho việc lập báo cáo tài chính, tính toán và đối chiếu các tài khoản đã và chưa thanh toán để có những các thức xử lý phù hợp.

Các tính năng nên có trong phần mềm quản lý tài chính:

• Thống kê số lượng tài khoản
• Cho phép xem các đặt cọc
• Kiểm tra các chi phí
• Liệt kê danh sách các giao dịch

2. Quản lý kho 

Tài sản vật chất là một trong những tài sản quan trọng của một doanh nghiệp (đứng sau con người). Đây cũng là điều mà các nhà quản trị nhân sự luôn cân nhắc trong mỗi quyết định:

• Tốn nhiều thời gian cho việc đối chiếu mã sản phẩm với tên sản phẩm.
• Liên tục gọi điện tới các nhà cung cấp để theo dõi sát sao các đơn đặt hàng.
• Đếm thủ công các sản phẩm đã có, đã hết hạn, cần nhập thêm…
• Tính toán nhiều lần cho một sản phẩm, tính giá cả bao gồm thuế và phần trăm giảm giá khác.

Phần mềm HRM cung cấp những giải pháp nhằm tiết kiệm tối đa thời gian của các nhà quản lý nhân sự. Thay vì trực tiếp xuống kho để kiểm tra và báo cáo những sản phẩm hết hạn, sản phẩm cần mua, phần mềm sẽ hỗ trợ kiểm kê và nhập một lần toàn bộ thông tin chi tiết về sản phẩm. Điều này giúp các nhà quản trị nhân sự thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm hoặc truy xuất các thông tin liên quan đến sản phẩm, dễ dàng trong việc lập kế hoạch mua mới hoặc đề xuất mua mới các sản phẩm cần thiết. Đối với những phần mềm HRM hiện đại, ngoài việc liệt kê danh sách các sản phẩm của doanh nghiệp, các phần mềm này còn thiết lập tính năng ghi lại những nhà cung cấp trước đó, tạo điều kiện xây dựng mối quan hệ mật thiết với nhiều nhà cung ứng khác nhau, đảm bảo mua hàng với chi phí ưu đãi. 

Ví dụ như HRM Mobi của HUB platform, hệ thống cho phép doanh nghiệp kiểm đếm hàng tồn kho, lưu trữ thông tin liên lạc của các nhà cung cấp, đặt đơn hàng trực tiếp trên hệ thống. Ngoài ra, hệ thống sẽ tính toán tổng chi phí ngay sau khi các nhà quản lý nhập số lượng và giá của một sản phẩm và tính toán thêm những chi phí chiết khấu/giảm giá kèm tỉ suất thuế. Đây được đánh giá là tất cả trong một (all-in-one) dành cho một phần mềm HRM.

Các tính năng nên có về quản lý kho:

• Theo dõi chi tiết các sản phẩm
• Liên kết trực tiếp với nhà cung cấp
• Tính toán chi phí mua hàng
• Có các loại thuế và tự tính toán tỉ suất thuế

3. Quản lý dự án và nhiệm vụ

Một nhà quản trị nhân sự có trách nhiệm bao quát nhất, vừa phải đảm bảo doanh nghiệp vận hành con người trơn tru vừa phải đảm bảo nội bộ phòng ban đang hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ. Do đó, những thách thức gặp phải sẽ là:

• Không thể kiểm soát toàn tình trạng của các nhiệm vụ nội bộ của phòng ban: Hoàn thành hay không hoàn thành hay đã huỷ.
• Bị gián đoạn các công việc vì những ưu tiên khẩn cấp và quan trọng.
• Thay đổi thất thường với những nhiệm vụ không có thời hạn cụ thể.
• Không thể thống nhất các tệp đính kèm cho một nhiệm vụ hoặc dự án.

Những điều không thể sẽ trở nên có thể khi các nhà quản trị nhân sự ứng dụng phần mềm HRM. Các nhiệm vụ hay các dự án sẽ được kết nối chặt chẽ với nhau bằng những mục tiêu chung, chúng sẽ được sắp xếp dựa theo mô hình Kanban. Nhờ có mô hình này, các nhà quản lý sẽ hình dung rõ nét các công việc đang đi đến tiến độ nào, có những khó khăn gì trong quá trình làm việc, những thông báo được ghi chú trực tiếp trên hệ thống để các nhân viên phòng nhân sự cập nhật thường xuyên.

Bên cạnh đó, những phần mềm HRM luôn khiến các nhà quản trị nhân sự hài lòng vì thuận tiện trong quá trình trao đổi trực tiếp trên hệ thống. Các nhà quản lý thiết lập trực tiếp thời gian cho từng nhiệm vụ và dự án đang tiếp nhận. Giả sử với HRM Mobi, phần mềm sẽ thiết kế lịch và đồng hồ thời gian để tính toán thời hạn hoàn thành của các dự án.

Những nhà quản trị nhân sự nên cân nhắc những tính năng về quản lý dự án và nhiệm vụ như:

• Thảo luận thường xuyên 
• Thống nhất mức độ liên quan của nhiệm vụ và dự án
• Gia hạn nhiệm vụ và dự án
• Chỉnh sửa dễ dàng, nhanh chóng
• Có tóm tắt để nhân viên dễ dàng tiếp nhận nhiệm vụ

4. Quản trị nhân sự mới

Sau khi kết thúc quy trình tuyển dụng theo mô hình ATS (Applicant Tracking System), các nhà quản lý nhân sự tiếp tục tính đến những chương trình đào tạo dành cho những nhân sự mới và những lo lắng sẽ bao quanh:

• Cố gắng sắp xếp các lịch đào tạo có thời gian phù hợp với lộ trình phát triển của nhân viên.
• Không chắc chắn trong việc đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên sau các buổi đào tạo. Kỹ năng đào tạo có phù hợp với nhu cầu của nhân viên hay không?
• Không tính toán tổng chi phí thuê chuyên gia cho từng buổi đào tạo, thiếu sự so sánh trong chi phí thực tế và chi phí đề xuất.  

Một phần mềm HRM với quy trình đào tạo chuyên nghiệp sẽ giúp giữ chân nhân tài tốt hơn. Khi cung cấp đầy đủ về các buổi đào tạo: lịch đào tạo, kỹ năng đào tạo, chuyên viên đào tạo, tính toán cả chi phí dành cho các buổi đào tạo sẽ giúp nhà quản lý chủ động trong quá trình đào tạo, cũng như khiến nhân sự hiểu được quy trình, cảm thấy được coi trọng bởi tổ chức, từ đó có trách nhiệm với hoạt động đào tạo hơn. 

Ví dụ, với phần mềm HRM của HUB platform, sẽ mang tới giải pháp cho quá trình hội nhập nhân sự trực quan, mang lại hiệu quả cao và dễ dàng theo dõi quá trình nboarding của nhân viên mới, từ đó, có những điều chỉnh phù hợp.

Những tính năng nên có về quản trị nhân sự mới:

• Có thời gian biểu rõ ràng thuận tiện cho việc chủ động tham gia Onboarding
• Tính toán được chi phí đào tạo để có kế hoạch phân bổ phù hợp
• Có lộ trình đào tạo kỹ năng khoa học 
• Có thể theo dõi quá trình đào tạo của các nhân viên mới

5. Phê duyệt nghỉ phép/bù công/làm thêm giờ

Theo cách quản lý truyền thống, một trong những thách thức lớn với nhà quản trị nhân sự là kiểm soát về quả trình nghỉ phép/bù công/làm thêm giờ. Nếu sử dụng phương pháp thủ công sẽ rất tốn thời gian, cũng như có thể gây ra sai sót khó tránh khỏi, như:

• Rắc rối khi phê duyệt nghỉ phép với quy trình qua nhiều cấp bậc
• Mất nhiều thời gian quản lý và điều chỉnh về ngày công
• Thủ tục nghỉ phép, tăng ca, bù giờ rắc rối dễ bị thất lạc giấy tờ từ phòng nhân sự
• Đôi khi bất đồng nội bộ, với sự chậm trễ phản hồi thắc mắc từ bộ phận nhân sự.

Phần mềm quản trị nhân sự ra đời, giúp giảm bớt gánh nặng cho bộ phận kế toán, cũng như đảm bảo chính xác đến từng chi tiết. Ngoài ra, giúp toàn bộ nhân viên chủ động theo dõi toàn bộ thông tin về quá trình nghỉ phép/bù công/làm thêm giờ, và lương tương ứng. Thông qua việc tự tạo yêu cầu nghỉ phép nhanh chóng, với nội dung chi tiết và dễ dàng đề xuất cũng như được phê duyệt. 

Ví dụ như phần mềm HRM Mobi, HUB platform mang lại quy trình để xuất nghỉ phép/bù công/làm thêm giờ nhanh chóng, đầy đủ với thông tin: nhân viên, kiểu nghỉ việc, thời gian nghỉ, ngày bắt đầu/kết thúc, lý do… Mọi thủ tục đều cực kỳ nhanh gọn giúp tiết kiệm thời gian cho nhân sự, cũng như thuận tiện theo dõi kết quả phê duyệt từ phía leader.

Nhà quản trị nhân sự cần cân nhắc các tính năng sau với chức năng phê duyệt nghỉ phép/bù công/làm thêm giờ:

• Thao tác tạo yêu cầu nghỉ nhanh chóng
• Dễ dàng thiết lập và tùy chỉnh các thông tin cần thiết
• Quy trình xét duyệt được nhanh chóng tự động chuyển đến quản lý phê duyệt
• Tự động cập nhật báo cáo về số ngày nghỉ của nhân viên