Bạn có biết rằng một sự kiện khai trương không chỉ đơn thuần là ngày đầu tiên doanh nghiệp mở cửa mà còn là cơ hội lớn để gây ấn tượng với khách hàng và cộng đồng?

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đã gặp khó khăn do chưa biết cách tận dụng hai hình thức khai trương phổ biến: soft opening (khai trương thử) và grand opening (khai trương chính thức).

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa hai hình thức này, để lựa chọn phù hợp và lập kế hoạch khai trương đạt hiệu quả cao nhất.

1. Soft Opening – khai trương thử là gì? Tại sao bạn nên tổ chức một buổi khai trương thử?

Khai trương thử là khi một doanh nghiệp mở cửa cho một nhóm khách hàng được chọn. Nó cho phép chủ DN mới chạy thử trước khi chính thức mở cửa cho công chúng.

Các đợt khai trương thử thường có phạm vi hạn chế. Ví dụ, một nhà hàng có thể cung cấp một thực đơn giới hạn hoặc một cửa hàng bán lẻ có thể trưng bày một số mặt hàng nhất định để khách hàng đến mua. Bạn có thể chỉ tổ chức sự kiện một đêm hoặc mở cửa thử trong một khoảng thời gian nhất định để phục vụ cho các đối tượng khách hàng khác nhau.

Với hơn 20% doanh nghiệp đóng cửa sau năm đầu tiên, việc khai trương thử là điều cần thiết để bắt đầu công việc kinh doanh mới của bạn một cách đúng đắn. Chiến thuật này giúp doanh nghiệp có thể thử nghiệm các quy trình, vận hành nhân viên, nhận phản hồi từ phía khách hàng và thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào trước khi khai trương chính thức.

2. Sự khác biệt giữa khai trương thử và khai trương chính thức là gì?

Cùng tìm hiểu sự khác nhau giữa khai trương thử và khai trương chính thức theo các tiêu chí sau: 

2.1. Mục tiêu

• Khai trương thử (Soft Opening): Mục tiêu là thử nghiệm và điều chỉnh, cho phép doanh nghiệp vận hành trong quy mô nhỏ hơn. Mời một số khách hàng hoặc đối tác chiến lược tham dự để kiểm tra các quy trình, sản phẩm, dịch vụ trước khi ra mắt chính thức.
• Khai trương chính thức (Grand Opening): Mục tiêu là gây ấn tượng mạnh và tạo tiếng vang lớn, thường được thiết kế để thu hút sự chú ý rộng rãi từ khách hàng, báo chí, và công chúng. Đây là sự kiện được đầu tư kỹ lưỡng để quảng bá thương hiệu.

2.2 Quy mô tổ chức

• Khai trương thử: Quy mô nhỏ, thường chỉ giới hạn với một nhóm người tham dự nhất định (ví dụ: nhân viên, đối tác, khách hàng VIP).

• Khai trương chính thức: Quy mô lớn, dành cho công chúng và được quảng bá rộng rãi thông qua các kênh truyền thông, mạng xã hội, và báo chí.

2.3 Thời gian

• Khai trương thử: Diễn ra trước khai trương chính thức, thường kéo dài vài ngày đến vài tuần. Doanh nghiệp có thời gian điều chỉnh dựa trên phản hồi từ khách hàng.
• Khai trương chính thức: Là sự kiện đánh dấu ngày ra mắt chính thức của doanh nghiệp. Đây là thời điểm công bố với thị trường rằng doanh nghiệp đã sẵn sàng hoạt động.

2.4 Chi phí

• Khai trương thử: Chi phí thấp hơn, tập trung vào việc kiểm nghiệm hơn là quảng bá.
• Khai trương chính thức: Chi phí cao hơn, bao gồm ngân sách cho quảng cáo, tổ chức sự kiện, và các chương trình khuyến mãi.

Nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát rủi ro và chuẩn bị chu đáo, khai trương thử là lựa chọn phù hợp. Còn nếu doanh nghiệp muốn tận dụng cơ hội quảng bá mạnh mẽ và gây tiếng vang lớn, khai trương chính thức sẽ là phương án tối ưu. Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp cả hai sự lựa chọn này.

3. Lợi ích của việc khai trương thử?

Việc thực hiện khai trương thử sẽ giúp doanh nghiệp: 

3.1 Thu Thập Phản Hồi

Phản hồi từ khách hàng là nguồn thông tin quý giá, giúp doanh nghiệp nhận ra điểm mạnh để phát huy và điểm yếu để khắc phục trong sản phẩm, dịch vụ của mình. Bên cạnh đó những ý kiến đóng góp từ nhân viên cũng là chìa khóa quan trọng để cải thiện hiệu quả vận hành nội bộ, giúp cho quá trình vận hành trơn tru hơn.

3.2 Tối Ưu Hoạt Động Kinh Doanh

Dữ liệu thu thập được từ sự kiện khai trương là cơ sở quan trọng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp điều chỉnh quy trình hiệu quả hơn. Đồng thời, thông qua việc phân tích, bạn có thể xác định các sản phẩm bán chạy để tập trung phát triển, cũng như nhận diện những sản phẩm cần cải thiện để nâng cao chất lượng và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

3.3 Đào Tạo Nhân Viên

Trong ngày khai trương chạy thử, khi mà môi trường làm việc còn ít áp lực đây là cơ hội để nhân viên làm quen với quy trình một cách tự nhiên và hiệu quả. Điều này không chỉ giúp nhân viên tăng cường sự tự tin mà còn nâng cao hiệu suất làm việc, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững của đội ngũ sau này.

3.4 Xây Dựng Mối Quan Hệ Cộng Đồng

Sự kiện khai trương thử là cơ hội lý tưởng để xây dựng mối quan hệ cộng đồng, tăng cường kết nối với các doanh nghiệp địa phương và khách hàng mục tiêu. Thông qua hoạt động này, doanh nghiệp có thể mở rộng cơ hội hợp tác và thực hiện các chiến dịch quảng bá chéo hiệu quả, đồng thời khẳng định sự hiện diện và giá trị của mình trong cộng đồng.

3.5 Tạo Đà Cho Lễ Khai Trương Chính Thức

Khai trương thử là cách hiệu quả để tạo đà thu hút sự chú ý. Thông qua mạng xã hội hoặc truyền miệng, doanh nghiệp có thể xây dựng sự kỳ vọng và quan tâm từ cộng đồng. Những khách hàng tham dự sự kiện khai trương thử này không chỉ là người trải nghiệm đầu tiên mà còn có thể trở thành đại sứ thương hiệu, góp phần lan tỏa hình ảnh tích cực và uy tín của doanh nghiệp.

4. Làm thế nào để bạn có thể lập kế hoạch khai trương thành công? 

Dưới đây là các bước giúp bạn có thể lập 1 kế hoạch khai trương thành công:

Bước 1: Xác định ngân sách

• Phân bổ ngân sách cho từng hạng mục: địa điểm, nhân sự, trang trí, thực phẩm.
• Dành một phần ngân sách dự phòng để xử lý các tình huống phát sinh.

Bước 2: Lựa chọn đối tượng khách mời

• Mời bạn bè, gia đình, đối tác, và khách hàng VIP.
• Số lượng khách mời nên giới hạn để tạo không gian thoải mái và dễ kiểm soát.

Bước 3: Chuẩn bị nhân sự

• Đào tạo nhân viên về vai trò, trách nhiệm, và cách xử lý tình huống.
• Phân công lịch làm việc rõ ràng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Bước 4: Phác thảo quy mô sự kiện

• Quyết định thời gian, địa điểm, và nội dung sự kiện.
• Tập trung vào trải nghiệm khách hàng, chẳng hạn như tặng quà hoặc giảm giá.

Bước 5: Thu thập phản hồi

• Sử dụng khảo sát trực tiếp hoặc trực tuyến để thu thập ý kiến khách hàng.
• Lắng nghe góp ý từ nhân viên để cải thiện quy trình.

Bước 6: Lên kế hoạch khai trương chính thức

Truyền thông về sự kiện 

• Quảng bá sự kiện trên các nền tảng mạng xã hội, website, và qua email.
• Tổ chức các hoạt động thu hút như rút thăm trúng thưởng, ưu đãi đặc biệt.

Đảm bảo quy trình vận hành trơn tru

• Dựa trên dữ liệu từ khai trương thử để tối ưu hóa quy trình.
• Chuẩn bị đầy đủ hàng tồn kho và nhân lực.

Khai trương thử và khai trương chính thức là hai bước quan trọng trong chặng đường ra mắt doanh nghiệp. Bằng việc lựa chọn và kết hợp hợp lý, bạn sẽ có cơ hội tối đa hóa khả năng thành công. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để chuẩn bị tốt nhất cho sự khởi đầu của doanh nghiệp bạn nhé!

Một buổi khai trương thành công không chỉ tạo ấn tượng ban đầu mạnh mẽ mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài. HUB Platform giúp bạn quản lý mọi khâu trong quá trình khai trương – từ lập kế hoạch, truyền thông, đến theo dõi phản hồi khách hàng – đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Điền thông tin ngay để nhận tư vấn miễn phí từ chuyên gia!