Workflow: thiết kế quy trình vận hành tác nghiệp (quy trình làm việc)

details-main-image

Phần mềm quản lý quy trình làm việc: Workflow Management Software là gì?

Phần mềm quản lý quy trình làm việc là phần mềm hỗ trợ việc khởi tạo, kết nối và tối ưu hóa các luồng dữ liệu liên kết các bộ với nhau để hoàn thành một quy trình cụ thể. Quản lý workflow làm việc gồm: xác định nhiệm vụ không cần thiết, hệ thống quy trình lý tưởng, tự động hóa quy trình, xác định nút thắt quan trọng cần cải thiện.

Mục đích chính của hệ thống quản lý quy trình làm việc?

  • Quy trình làm việc giúp đạt được các mục tiêu hiệu quả trong việc quản lý quy trình làm việc với những nguyên tắc cụ thể, và có định hướng quy trình cho nhân sự rõ ràng.
  • Giúp nhân sự tránh lặp lại công việc không cần thiết và tự động hóa quy trình. (tham khảo thêm kiến thức về phần mềm HRM – phần mềm quản trị nhân sự)
  • Dễ theo dõi tiến độ công việc và có thông báo tự động.
  • Có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ trong mối liên với nhau.

7 Tính năng quan trọng mà mọi Workflow Management Software cần có?

7-tinh-nang-quan-trong-cua-workflow-management-software
7 Tính năng quan trọng mà mọi Workflow Management Software cần có

Kết nối ứng dụng của bên thứ ba

Đây là tính năng được yêu cầu nhiều nhất trong Workflow. Tính năng của một phần mềm quản lý quy trình làm việc cho phép thiết lập các luồng công việc liền mạch từ các hệ thống khác nhau về cùng giao diện làm việc để tạo ra thông tin tổng hợp và thống nhất.

Lưu trữ file dữ liệu trên nền tảng đám mây

Lưu trữ file dữ liệu trên nền tảng đám mây cho phép người dùng truy cập dữ liệu ở mọi nơi. Đảm bảo tính tính bảo mật của các dữ liệu quan trọng. Bên cạnh đó, với những quy trình nhiều người tham gia như phê duyệt hóa đơn, cho phép các thành viên có thể xem và xác định tài liệu trước khi thống nhất. Giúp đơn giản hóa workflow đưa ra quyết định và hạn chế sai sót.

Dễ dàng theo dõi và sử dụng

Giúp dễ dàng theo dõi và quan sát từ trang tổng quan. Với quản lý quy trình có màu sắc riêng biệt, giúp dễ quản lý công việc, giải quyết những vấn đề phát sinh hiệu quả.

Thông báo kịp thời tới người cần

Giúp nhân sự định hình được công việc cụ thể, tình trạng hiện tại, thông báo về tình hình khẩn cấp. Từ đó, giúp tăng hiệu suất làm việc, nhờ thông báo nhắc nhở.

>>> Tham khảo thêm kiến thức: Marketing Automation: tích hợp tự động hóa vận hành

Xác định nút thắt quan trọng trong quy trình

Giúp nhà quản lý có thể quản lý các workflow công việc từ cái nhìn tổng quan, từ đó phát hiện sớm những vấn đề phát sinh để có những điều chỉ phù hợp.
Với quy trình công việc được đưa ra, giúp nhân sự biết được thứ tự ưu tiên cho công việc, để tối ưu hóa và tự động hóa thông qua những báo cáo cần thiết.

Cho phép chia thành các quy trình làm việc song song

Với nhiều nhiệm vụ cần hoàn thiện trong cùng thời gian, sẽ giúp nhân sự hoàn thiện đúng thời hạn, thay vì chờ đợi.

Dễ mở rộng quy mô

Khi lựa chọn phần mềm quản lý workflow làm việc phù hợp với quy mô doanh nghiệp, hoàn toàn dễ dàng điều chỉnh khi có sự tăng hay giảm lượng người dùng.
Việc xác định rõ quy trình làm việc giúp quá trình vận hành nhịp nhàng hơn, tăng hiệu quả công việc, đồng thời giúp giảm chi phí và tránh những rắc rối phát sinh.
author avatar
Hà Jacy
An IT marketing specialist with over 9 years of expertise in different Digital Marketing channels such as SEO, SEM, SMO, ORM, PPC and so on. Manage numerous projects efficiently, prioritize and fulfill tight deadlines, and evaluate and solve problems in fast-paced, high-pressure environments.”
post image thumbnail
Nổi bật

Chuyển đổi số là gì?

Hà Jacy
6 min read

bộ sưu tập theo chủ đề

Chuyển đổi số
arrow icon
Chuyển đổi số – Digital Transformation giúp một doanh nghiệp hoạt động, tăng hiệu quả hợp tác, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và mang lại giá trị cho khách hàng.
Gắn kết thành viên
arrow icon
Gắn kết nhân viên tại nơi làm việc là vấn đề nghiêm túc đáng quan tâm của nhà quản lý, bao gồm cả việc giúp họ gắn kết với công việc và đoàn kết, thân thiết hơn với nhau. Hub sẽ đưa ra giúp bạn giải pháp và công cụ thích hợp nhất.
Kinh doanh trực tuyến
arrow icon
Kinh doanh trực tuyến ở Hub-Js là khi đó đội ngũ của Hub sẽ giúp bạn: Tận dụng những công cụ hỗ trợ miễn phí và đội ngũ chuyên nghiệp; Lựa chọn kênh bán hàng và phương pháp thích hợp
Quản trị nguồn nhân lực
arrow icon
Quản trị nguồn nhân lực là khó khăn phức tạp hơn quản trị các yếu tố khác của quá trình sản xuất vì mỗi con người là một thế giới rất riêng biệt họ khác nhau. “Quản trị” bao gồm các khía cạnh nguồn nhân lực liên quan đến cơ cấu, điều hành và phát triển.
Tối ưu dựa trên dữ liệu
arrow icon
Tối ưu dựa trên dữ liệu là việc “phải làm” với nhiều doanh nghiệp. Đây là công cụ đắc lực giúp các marketer thực hiện các bước triển khai khoa học dựa trên các con số, thay vì chỉ bằng cách phỏng đoán thuần túy
104 Views